SAP Global
SAP MAG 16, listopad 2004.
Kontaktirajte SAP online ili
nazovite +(01)-4820-400
 
     
 

naslovnica | pošalji članak | ispis

Papirnate fakture odlaze u povijest

Obrada papirnatih faktura troši vrijeme i novac. Rješenja SAP Biller Direct i SAP Billing Consolidation pomažu kompanijama da iskoriste prednosti velikog potencijala za optimizaciju obrade faktura za individualne i komercijalne korisnike.

Piše: Dr. Christoph Ernst, SAP INFO

Svakoga dana u računovodstvima se pojavljuju prave "planine" papirnatih faktura. One se izmjenjuju kroz ruke nekolicine uposlenika koji ih bilježe, pregledavaju i provjeravaju. Tek na kraju tog dugog procesa fakture postaju dostupne u obliku elektroničkih dokumenata u ERP (enterprise resource planning) sustavima kako bi pružile informaciju o obvezama i likvidnosti kompanije. No s jedne strane tokom tog procesa u podacima se potkradaju pogreške. S druge strane, prolazi mnogo vremena između odobravanja i plaćanja fakture. No najnezgodniji aspekt tog procesa je to da kompanije koje izdaju fakture već sad imaju mogućnost izdavanja elektroničkih faktura. No dobavljači primjerice u Europskoj uniji i u Švicarskoj moraju izdavati fakture na papiru kako bi one bile legalne. Takvo stanje donosi nekoliko učinaka: papirnate fakture stvaraju značajne troškove. Već samo održavanje odnosa s korisnicima dovoljan je razlog za stvaranje rješenja u ovom području.

Mogućnost uštede za obje strane

Brojna neovisna istraživanja ukazuju na uštede koje pomoću procesuiranja elektroničkih faktura mogu ostvariti njihovi izdavatelji i primatelji. Tako je Ulrike Dähne postavila tezu da na njemačkom tržištu stvaranje papirnate fakture stoji devet eura. Tvrtka Celent Communications procjenjuje da su tokom 2001. dobavljači u Sjedinjenim Državama mogli uštedjeti 4,8 eura po jednom elektroničkom računu. Tvrtka Garnet Group je u svojoj studiji "The Big Payoff of Web Billing and Online Customer Service" bila nešto skromnija i ocijenila da ušteda po jednom e-računu iznosi tri američka dolara. No čak i s tako skromnim očekivanjima tvrtka koja mjesečno izdaje 75 tisuća računa može godišnje uštedjeti oko 2,7 milijuna američkih dolara. Naime elektronički računi izbacuju sve manualne korake u procesu, a uz to eliminiraju i troškove poštarine, papira i ispisivanja. Postupak kreiranja računa je ubrzan i transparentan, a upravljanje gotovinom se obavlja na temelju aktualiziranih brojeva. U isto vrijeme, korisnike zadržavaju napredne usluge poput invoice portala koje sami korisnici mogu vidjeti.

Analize također ukazuju na velik potencijal ušteda primatelja računa.. Unatoč različitim procjenama, sigurno je da kompanije mogu ostvariti uštedu od najmanje pedeset posto. Presudni čimbenik te uštede se određuje na samome početku: radi se o količini faktura, količina rada potrebna za provjeru faktura i struktura dobavljača te razina automatizacije, automatska verifikacija faktura, te dokumenti o narudžbama i dobrima vezanima za fakture. Celentova studija naznačuje mogućnost uštede od čak devet eura po fakturi dok Dähne procjenjuje da svaka faktura stoji 12,5 eura od čega se može uštedjeti 50 posto. Najveće vrijednosti uštede pojavljuju se u pojedinim slučajevima, pogotovu kod faktura s raznovrsnim detaljima različitih stavaka, no jasno je da se sve uštede kreću u dvoznamenkastim postocima. No ukidanje manualne kreacije faktura donosi najveće uštede: ono štedi vrijeme i minimizira pogreške.

Sveobuhvatno rješenje za individualne i komercijalne korisnike

SAP svojim korisnicima omogućava postizanje spomenutih ušteda pomoću dvaju alata; jedan je skrojen prema potrebama individualnih korisnika, a drugi prema potrebama komercijalnih korisnika. Rješenje SAP Biller Direct napravljeno je za individualne korisnike. Radi se o Java aplikaciji koja omogućava kompanijama objavljivanje podataka u fakturama i računima svojih korisnika, uz adekvatnu sigurnost, na Internetu. Korisnici se mogu služiti web siteovima uz pripadajuće korisničko ime i lozinku. Sam portal ne sadržava podatke već se izravno povezuje na računovodstveni sustav kompanije. Takva bezgranična integracija čini razliku između SAP Biller Direct rješenja i internetskih rješenja koja su za svoje potrebe razvile same kompanije. SAP-ovo rješenje također omogućava korisnicima slanje komentara i zapažanja referentima u kompaniji. Većina konkurentnih rješenja ne nudi ovakve mogućnosti interakcije.

Nekoliko online trgovina trenutno razmatra mogućnost proširenja ponude tako što će omogućiti korištenje nekih detalja u financijskim procesima pomoću rješenja SAP Biller Direct. To rješenje u ovom slučaju idealno nadopunjuje svoju "sestrinsku" aplikaciju SAP Internet Sales. Osim toga, kompanije pokazuju veliko zanimanje za scenarije koji uključuju korištenje online usluga rješenja SAP Biller Direct od strane prodajnog osoblja koje na taj način dolazi do aktualnih informacija o računima, fakturama i isplatama svojih korisnika. Ti podaci pomažu prodajnom osoblju u radu s korisnicima, bez potrebe za povećanjem obima rada.

Softver za mrežu faktura dobavljača i korisnika

Rješenje SAP Biller Direct usredotočeno je na business-to-consumer (B2C) aspekt u internim procesima u kompaniji. Rješenje SAP Billing Consolidation je pak namijenjeno razmjeni faktura u business-to-business (B2B) i u području krajnjih korisnika. SAP Billing Consolidation uključuje mrežni softver koji se vrti u računalnom središtu davatelja usluge. Svaki sudionik u mreži koristi se Internetom kako bi pristupio tom središnjem softveru i na taj način se povezuju ERP rješenja svih kompanija uključenih u suradnju. Ta rješenja potom mogu razmjenjivati podatke o fakturama procesuirati isplate. Korisnici također mogu administrirati i plaćati konsolidirane fakture iz različitih izvora, na zajedničkom portalu. Ova sveobuhvatna usluga sjedinjuje B2B, B2C, procesuiranje faktura i plaćanja i podcrtava posebnu tržišnu poziciju rješenja SAP Billing Consolidation.

Razmjena elektroničkih podataka između kompanija godinama se obavlja pomoću (UN-ovog) standarda EDIFACT. Oni koji znaju nešto o ovom pothvatu posvećenom bilateralnom usklađivanju formata, podešavanju point-to-point konekcija i postupanje s pogreškama shvaćaju da je on vrijedan samo za kompanije koje koriste najnapredniju tehnologiju. Uz to, ova procedura još uvijek zahtijeva pridruživanje tijeka podataka s fakturama na papiru kako bi primatelj mogao vrednovati ulazni porez.

Koncepcija koja stoji iza rješenja SAP Billing Consolidation je vrlo jednostavna. Stranka koja izdaje fakturu koristi svoje ERP rješenje za prebacivanje podataka o fakturama u vlastitom formatu putem sigurne internetske mreže u SAP Billing Consolidation. Pogonitelji konvertiraju podatke iz pošiljateljevog formata i željeni format i dodjeljuju im elektronički potpis. Primatelj je također spojen na platformu i tako može snimiti podatke o fakturama ili dodatne PDF dokumente u vlastito ERP rješenje:

  • Svaka stranka na platformi ima samo jednu konekciju no može je iskoristiti za kontaktiranje više dobavljača i korisnika
  • Rješenje SAP Billing Consolidation upravlja formatima i zahtjevima vezanim za PDV. Kompanije se tako mogu usredotočiti na vlastito poslovanje
  • Mreža za razmjenu faktura nije ograničena samo na kompanije koje koriste SAP rješenja. Naime podržani su uobičajeni formati poput EDIFACT-a ili XML-a

Dvije njemačke banke, Hypovereinsbank i Bayerische Landesbank, nude invoicing portal koji se temelji na SAP Billing Consolidation rješenju. Među ostalima, njemačke tvrtke poput Freudenberg AG, Beiersdorf AG, SAP Deutschland AG & Co. KG, i Lufthansa AirPlus spojile su se na tu mrežu. U Švicarskoj je tvrtka Paynet (Schweiz) AG uključila se u mrežu kao dobavljač.

Dva puta, jedan cilj

Odluka neke kompanije za rješenje SAP Biller Direct i povezivanje na SAP Billing Consolidation ovisi o njenoj specifičnoj situaciji. Ipak, stručnjaci predviđaju da će se u slijedećih nekoliko godina stvoriti mreža koja se sastoji od izravnih procedura i konsolidacijskih platformi. Danas nije toliko važno da li kompanija započinje s izravnim rješenjem ili radije pristupa elektroničkom servisu. Obje opcije dovode kompanije i njihove poslovne partnere i korisnike bliže cilju eliminacije papirnatih faktura.

 

 
 

Copyright/Trademark  |  Privacy  |  Impressum