SAP Global
SAP MAG 20, velja�a 2005.
Kontaktirajte SAP online ili
nazovite +(01)-4820-400
 
     
 

naslovnica | pošalji članak | ispis

Sajam koji nikad ne završava

Vodeći svjetski organizator poslovnih sajmova, tvrtka Deutsche Messe AG, svoje poslovanje vodi na SAP-ovim rješenjima

Piše: Matthias Schmidt, SAP INFO


Zračni pogled na hanoverski
sajam

Tvrtka Deutsche Messe AG jedan je od vodećih svjetskih organizatora poslovnih sajmova. Za upravljanje povećanim opsegom svojega poslovanja poduzeće se u listopadu 2003. odlučilo za novo SAP-ovo rješenje jer je njegov postojeći sustav bio dosegao svoje krajnje granice. Odgovorni za informatiku u poduzeću računali su na sustavne softverske testove za implementaciju rješenja. Ti su testovi osigurali da tijek projekta ostane transparentan i da SAP-ovo rješenje proradi prema planu.

Kad se tisuće posjetitelja sajma CeBIT sliju kroz hodnike i zahukta se prodaja izlagača, glavni posao Deutsche Messe AG je gotov. Konačno, to poduzeće obavlja svoje najvažnije zadaće prije nego što sajam i započne: registracija izlagača, dodjela štandova i dogovaranje usluga s klijentima. "Kad publikat obilazi sajam u Hanoveru, mi već radimo na sljedećemu sajmu,” kaže Ulrike Sieber koja je zadužena za upravljanje kvalitetom u informatici.

Međunarodno usmjerenje

Težište sajamskoga poslovanja u prvome je redu na izložbama s međunarodnim ugledom, osobito sajmu CeBIT i hanoverskom sajmu. Ono što je manje poznato jest to da ovo poduzeće također organizira konferencije i kongrese, vodi putne agencije te organizira poslovne sajmove u inozemstvu poput sajma CeBIT Asia. Baveći se svim tim različitim priredbama poduzeće Deutsche Messe je doseglo krajnje granice svojih postojećih sustava pretežno vlastite izrade. Nakon preliminarne studije u jesen i zimu 2001., Deutsche Messe odlučilo se za SAP-ovo rješenje zasnovano na paketu mySAP Business Suite s temeljnim funkcijama rješenja SAP R/3. Poduzeće je donijelo odluku nakon preliminarne studije koja je ocijenila nekoliko alternativnih proizvoda. S gledišta Deutsche Messe, svi proizvodi koje su razmatrali zadovoljavali su tehničke i poslovne uvjete. Deutsche Messe se naposljetku odlučilo za SAP zbog njegove tržišne penetracije  u Njemačkoj i sigurnosti ulaganja koju takva penetracija pruža.

Projekt je započeo u svibnju 2002. U roku od četiri mjeseca sudionici projekta izradili su poslovni projekt koji je uskladio poslovne procese poduzeća s predefiniranim SAP-ovim strukturama. Nakon implementacije i ispitivanja dva prototipa, sustav je proradio u listopadu 2003. Danas Deutsche Messe obrađuje svoje poslovanje sa svim važnim SAP-ovim komponentama: financije, prodaja i distribucija, te kontrola. Poduzeće koristi još jedno rješenje samo za ljudske potencijale.

SAP-ov integracijski projekt

"U usporedbi sa sličnim SAP-ovim projektima, po utrošku vremena i novca zauzeli smo dobro mjesto,” kaže Sieber, "osobito stoga što smo morali savladati sveobuhvatnu integraciju.” Poduzeće je moralo prenijeti funkcije postojećih sustava u SAP R/3 ili ih uklopiti u novo rješenje. Brojna sučelja, razni operativni sustavi te različiti formati podataka činili su projekt složenim. Poduzeće je također moralo prilagoditi korištena SAP-ova rješenja vlastitim poslovnim procesima te ih integrirati. Potreba za prilagodbom prvenstveno se javila zato jer Deutsche Messe prodaje usluge, a ne proizvode. SAP R/3, međutim, projektiran je za proizvode. Pored SAP R/3 za temeljne poslovne procese, Deutsche Messe računa i na SAP-ov softver za održavanje odnosa s klijentima pomoću rješenja mySAP Customer Relationship Management (mySAP CRM) te za pohranu podataka pomoću rješenja SAP Business Intelligence (SAP BI). Oko 500 korisnika u zemlji i inozemstvu pristupa tim rješenjima.

Unatoč njezinoj složenosti, implementacija je protekla gotovo bezbolno. No, Deutsche Messe ipak je moralo preskočiti dvije važne prepreke. Prvo, aktualne operacije morale su biti prebačene u mySAP Business Suite bez obzira na to što stvarni podaci predstavljaju razne faze poslovanja: dok su bile slane pozivnice na sajam, poduzeće je već obavljalo postprocessing sljedećega sajma. To je razlog zbog kojega je poduzeće radilo s testovima simulacije koji su dobrano unaprijed neutralizirali gotovo sva potencijalno problematična iznenađenja koja se mogu dogoditi tijekom puštanja u rad. Drugo, novo rješenje moralo je proraditi s puno više podataka i procesa nego li simulirani prototip. Administratori su mogli fino ugoditi pojedinačne komponente rješenja tek nakon što je sustav proradio. No, kako kaže Sieber, "Nijedno poduzeće ne može izbjeći to iskustvo kad implementira aplikacijski sustav ovih razmjera". Prema očekivanjima, većina dorada odnosila se na lokacije na kojima su programeri koristili individualno programiranje umjesto SAP-ova standarda.

Kritične točke već su bile otklonjene u Hanoveru prije ključnoga datuma početkom listopada 2003. ili malo nakon toga u prvim tjednima rada. Sieber je uvjerena da je uvođenje novih postupaka za osiguranje kvalitete i korištenje profesionalnih alata za testiranje uvelike pridonijelo uspjehu projekta te je dalo snažan vjetar u leđa 70 sudionika projekta. "Tko god želi sustavno testirati, mora posebnu pozornost posvetiti poslovnim procesima. Osoblje za osiguranje kvalitete igralo je ulogu neovisne treće stranke koja prisiljava sudionike da budu dosljedni i točni u detaljima", objašnjava Sieber. Na primjer, osoblje za osiguranje kvalitete insistiralo je na tome da se sva ispitivanja definirana od strane korisničkih odjela doista i izvrše, tako da ni vremenska stiska ni pomanjkanje znanja o SAP-ovu softveru ne prouzroče nikakva izostavljana.

Upravljanje kvalitetom: neovisna treća stranka

Dakle, tvrtka Deutsche Messe usidrila je osiguranje kvalitete u projektu kao neovisnu skupinu zaposlenika. Osim Sieber, to su bili pretežno vanjski stručnjaci SQS Software Quality Systems AG, neovisne konzultantske tvrtke koja nudi savjetovanje, usluge i proizvode za upravljanje i ispitivanje upravljanja kvalitetom softvera. Ti stručnjaci su donijeli potrebno znanje o metodama i alatima za ispitivanje softvera kojima Deutsche Messe tada nije raspolagalo. Oni su također sami obavili i mnoge ispitne zadaće. Isplanirali su i projektirali testove, te su izveli uvjete iz poslovnoga nacrta. Oni su također pripremali izvješća o ispitivanjima te uvodili mjere za praćenje i čišćenje podataka. Osobe zadužene za korisničke odjele također su sudjelovale u pripremi za ispitivanja. Zajedno sa stručnjacima za kvalitetu, definirali su šest glavnih procesa kojima se mogu mapirati poslovanje i sigurnosno-kritični tokovi u poduzeću Deutsche Messe. Na primjer, ako se slanje poštom dokumentacije za stotine izlagača na velikome poslovnome sajmu uspori, sposobnost poduzeća iz Hanovera da pruži usluge ugrožena je. Iz tog razloga su informatički zaposlenici opetovano ispitali glavne poslovno-kritične proces do najdetaljnije razine njihovih ograničenja.

Informatički stručnjaci prvi su upravljali svim ispitnim scenarijima, podacima i rezultatima iz tablica Microsoft Excel-a. No, tijekom prvih probnih uključenja ustanovili su da je taj proces brzo dosegao svoja ograničenja i prouzročio podosta dodatnog posla. Na primjer, ako  je većina probnog rada bila već pripremljena te se onda kontrolni scenarij mijenjao po kratkom postupku, tim je tada morao preformatirati, prenumerirati i ponovno otisnuti tablicu. "Morali smo zaključiti da program naših dimenzija ne bi mogli realizirati bez profesionalnoga alata za ispitivanje,” kaže Sieber, sumirajući svoje iskustvo.

Stoga, prije ispitivanja drugoga prototipa 2003., tim je prenio sve ispitne korake i procese pohranjene u Excel u alat za ispitivanje sustava kvalitete softvera (SQS). U početku, korištenje alata značilo je nešto dodatnoga posla. Ispitivači su morali prenijeti barem dio podataka ručno, te su se morali upoznati s alatom za testiranje. Ipak, Sieber je sigurna da je taj napor bio vrijedna truda. " Od tada nadalje, mi  smo mogli raditi na daleko strukturiraniji način” kaže ona. "Ispitni alat unio je više reda u ispitivanje. Funkcije alata vodile su do dublje razine ispitivanja. Sada možemo fino ugoditi mnoge ispitne scenarije uz vrlo malo napora. Kao primjer, Sieber je navela funkciju vremenskoga rasporeda alata. Pomoću nje zadaća ispitivanja  tijekom različitih dana obrade, što omogućava paralelizaciju i ubrzanje postupaka. Ispitivači mogu brže raditi kroz nizove zadaća. Koncepcija uloge ispitnoga alata jasno je pokazivala  tko izvršava koju zadaću i kada. “Budući da se alat prvenstveno bavi tokom usmjerenim na klijenta te manje pozornosti posvećuje posebnostima SAP-a, elegantno nas je prisilio da radimo dosljednije,” kaže Sieber. Automatski generirani scenariji i dokumentacija lakše se razumiju i strukturiraniji su nego prije. Sieber kaže: "Ispitivači iz korisničkih odjela posebno su bili zahvalni za ta svojstva.”

Dobit u održavanju i obuci

Uspjeh je naposljetku pokazao da je poduzeće bilo u pravu. SAP-ov softver otišao je u produkciju na vrijeme i većinom bez poteškoća potkraj 2003. Deutsche Messe tako sada ima rješenje koje objedinjuje sve poslovne procese za zarađivanje novca. Ti procesi obuhvaćaju najam platformi, skladišta i usluga, samostalno vođenje poslovnih sajmova i njihovo okruženje. Poduzeće iz Hanovera sada kontrolira te poslovno-kritične zadaće centralno za sva vrste stvari koje nudi u zemlji u inozemstvu.

Za vrijeme rada rješenja, investicija od ukupno 90 dana rada za vanjsku potporu u osiguranju kvalitete, sama je sebe isplatila. Na primjer, redovno održavanje, kao što je uploading SAP-ovih najnovijih paketa, okoristilo se tom potporom kad pogledamo unatrag. Uz to, ispitni slučajevi i podaci centralno su dostupni; povijest predmeta dokumentira sve njegove, izmjene, a lanac ispitnih slučajeva automatski se prilagođava nadolazećim promjenama. "Postoji velika potražnja za našim dokumentima,” kaže Sieber. Tim za obuku pokazao se zainteresiranim. Detaljni opisi poslovnih postupaka dobar su temelj za obuku korisnika SAP-a unutar poduzeća. Vanjski pružatelji usluga za programiranje čine provjere u dokumentaciji glede osiguranja kvalitete svojih vlastitih softverskih ispitivanja. Iz tog je razloga Sieber zadovoljna. "Našim radom na osiguranju kvalitete učinjen je korak naprijed prema standardizaciji i većoj transprentnosti informatičke tehnologije – od vanjskoga programiranja  do našega rada na integraciji i, naposljetku to obučavanja i održavanja.”

 

 
 

Copyright/Trademark  |  Privacy  |  Impressum