SAP Global
SAP MAG 20, velja�a 2005.
Kontaktirajte SAP online ili
nazovite +(01)-4820-400
 
     
 

naslovnica | pošalji članak | ispis

Kako smanjiti trošak vlasništva (TCO)

Za učinkovito prepoznavanje uzroka troškova i upravljanje detaljno isplaniranim budžetima potrebno je izračunati ukupan trošak vlasništva (Total Cost of Ownership)

Piše: Tatjana Ullerich, SAP INFO

 

Trošak korporativnog softverskog rješenja iznosi mnogo više od njegove kupovne cijene. U stvarnosti radi se o zbroju svih troškova vezanih za korištenje tog rješenja. Za učinkovito prepoznavanje uzroka troškova i upravljanje detaljno isplaniranim budžetima potrebno je izračunati ukupan trošak vlasništva (Total Cost of Ownership - TCO), pogotovu kada je riječ o složenim rješenjima.

Izraz Total Cost of Ownership odnosi se na zbroj troškova uključenih u rukovođenje korporacijskim softverskim rješenjem u određenom vremenskom periodu. TCO je u pravilu nekoliko puta veći od puke nabavne cijene. Uz cijenu licenciranja softvera potrebno je uzeti u obzir cijenu hardvera, održavanja, osoblja za implementaciju i operaciju i obuku korisnika.

Izračun ukupnog troška vlasništva omogućava informacije važne za planiranje i implementaciju projekata i konsolidaciju arhitekture sustava odnosno optimalno spajanje komponenti različitih scenarija i njihovu fizičku integraciju u jednom poslužiteljskom računalu. Upravo prijetnja povećanja troškova navodi kompanije na spajanje sustava, podataka, aplikacija kako bi ostvarile određene uštede.

Postoje razni modeli izračuna troška vlasništva. Oni uključuju modele stvorene unutar konzultantskih tvrtki Gartner i Meta Group i uzimaju u obzir različite vrste troškova. Gartnerov model, primjerice, izračunava ukupne godišnje troškove koje je stvorio IT sustav, dok Meta Groupov model uključuje dodatne troškove koji nisu dio operativnih troškova, primjerice cijenu privatnih e-mail poruka koje su slali djelatnici. Zajednički cilj svih TCO modela jest razdvajanje svih troškova u različite blokove i prepoznavanje uzroka troškova unutar sustava. Na taj način se može učinkovito upravljati precizno planiranim budžetima.

Troškovi i benefiti – dvije strane iste medalje

Što je IT rješenje složenije i što je veći napredak u odnosu na rješenje koje se prethodno koristilo, to je teže precizno utvrditi TCO. Primjerice trošak nabave CRM rješenja mnogo je veći od aktualizacije uredskog softvera. Nadalje, često se pojavljuju skriveni troškovi koji se mogu otkriti i locirati tek detaljnom TCO analizom. Primjerice to mogu biti troškovi popravljanja downtimea. Također je teško planirati trajanje takvih projekata.

Za realističnu procjenu ukupnog troška potrebno je uzeti u obzir i "drugu stranu medalje" – a to je povrat ulaganja (Return On Investment – ROI) kao rezultat unaprijeđenih poslovnih procesa, optimiziran dijalog s korisnicima i povećano zadovoljstvo korisnika. Nadalje, treba uzeti u obzir i scenarije budućeg nabavke novog softvera kao i procese poput implementacije i održavanja.

TCO modeli doista pomažu

Kako bi se izmjerili i snimili ukupni troškovi na što više strukturiran i uniformiran način, potrebno je koristiti model koji se može primijeniti na konkretnu situaciju u kompaniji. Od dijeli ukupne troškove na sedam kategorija. Šest kategorija pokriva izravne (budžetirane) troškove, a jedan je za neizravne (nebudžetirane) troškove. U izravne troškove spadaju investicije za hardver i softver, cijena implementacije, pogona, optimizacije projekata i aktualizacije. Ekonomski produktivno korištenje softvera, poznato kao "end user usage" predstavlja – često podcijenjene – neizravne troškove. To se odnosi na neučinkovitost izazvanu nedostupnošću sustava. Troškovne kategorije mogu varirati i na njih mogu utjecati razni čimbenici poput različitih korisničkih skupina i odjela u tvrtkama.

SAP-ov TCO model funkcionira od planiranja aplikacije, preko implementacije sve do podrške i održavanja i tako pokriva čitav životni ciklus instalacije. Prikazanih sedam razina SAP-ovih troškovnih kategorija koriste se kao osnova za pretpostavke u slijedećim kalkulacijama:

Primjer: TCO kalkulacija implementacije portala


TCO model 

Prvi korak u kalkulaciji TCO-a jest definiranje pretpostavki i okvirnih uvjeta projekta. U ovom primjeru bavimo se srednjom tvrtkom iz automobilske industrije koja ima između 500 i 1600 korisnika. Kako bi poboljšala svoj budući globalni položaj, tvrtka mora biti neprestano dostupna svojim korisnicima. Zbog toga ona želi uspostaviti jednostavan i intuitivan portal kako bi korisnicima omogućila sveobihvatnu informaciju i proizvodima i njihovim konfiguracijskim opcijama. Korisnici trebaju nakon registriranja biti u mogućnosti pristupiti svim uslugama poput pregleda proizvoda, spajanja pojedinih dijelova, izračuna cijena ili upita u bazu znanja o informacijama o proizvodima vezanim za razne kombinacijske opcije. Nadalje, portal treba omogućiti pohranu i razmjenu internih informacija, poput telefaks i e-mail poruka te dokumenata, i podržavati kolaboracijske prostore.

Ta tvrtka već posjeduje iskustvo sa SAP sustavom i zbog toga je pogodna implementacija rješenja SAP Enterprise Portal, uključujući rješenja Knowledge Management i Collaboration. Nadalje, tvrtka može koristiti CRM funkcija kao što su marketing, prodaja i usluge kako bi, primjerice, implementirala proces reklamacija.

Procese unutar CRM rješenja i portalske scenarije potrebno je analizirati kako bi se TCO detaljnije shvatio. CRM je potpuno integriran, korisnički orijentiran pristup upravljanju tvrtkom. Sa SAP-ova stanovišta CRM podržava i unaprjeđuje sve poslovne procese u koje su uključeni kupci i vanjski poslovni partneri. Kao sveobuhvatan proizvod za sve korisnike koji kontaktiraju s kupcima, mySAP Customer Relationship Management (mySAP CRM) se sastoji od rješenja za prodaju, (SAP Sales), uslugu (SAP Service) i marketing (SAP Marketing).

Sjedinjavanje karakteristika poslovnih procesa

Za izračun TCO-a implementacije portala treba uzeti u obzir specifične kriterije kompanije. U tu svrhu ispisuje se popis kriterija za različite portalne scenarije koji sadržavaju glavne osobine za predstavljanje poslovnih procesa. To omogućava razvijanje prilagođenog poslovnog koncepta. Osobine su u kalkulaciju uključene kao prikladne pretpostavke.

Nakon što je kreiran popis kriterija za svaki portalni scenarij, primjerice "Collaboration" ili "Knowledge management", osobine se mogu skupiti za usporedbu i omogućavanje metodološkog pristupa. Scenariji se tada dijele u tri kategorije. Kategorija A sadržava benefite, kategorija B sadržava povećanje profita, a kategorija C dodatnu vrijednost kompanije. Ispravna strategija pohrane podataka može tako donijeti jasne benefite kompaniji jer omogućava trenutan uvid u aktualne informacije, bez potrebe da ih korisnici predugo traže. U TCO fazi koja se naziva "implementacija" (analiza procesa, dizajniranje procesa, planiranje sustava, uvođenje sustava), kompanija će implementirati integrirani pretraživač. Kriteriji poput "integriranog pretraživača s vlastitom funkcionalnošću za klasifikaciju i pretraživanje teksta" trebaju biti kombinirani s potencijalnim poslovnim procesima kao što je Collaboration kako bi se mogla postići veza s modelom troškova i TCO fazama.

Definiranje pretpostavki

Pretpostavke o modelu troškova moraju se donijeti za svaku TCO fazu, vezano za razdoblje promatranja, prosječni godišnji porast broja korisnika i važnost pojedine faze u TCO modelu.

U pokaznoj kalkulaciji u obzir je uzet godišnji porast od "x" posto u razdoblju od pet godina, zbog toga što u projekt ulaze odjeli koji ranije nisu bili opremljeni radnim stanicama. To znači da se trošak licenciranja softvera po korisniku pojavljuje samo jednom u pripremnoj godini. Zbog velikog obima implementacije portala kompanija mora zaposliti nove djelatnike tokom prve godine i angažirati vanjske konzultante. U kombinaciji s novim procesima i aplikacijskim scenarijima to povećava trošak u prvoj godini. U obzir za cijenu investiranja u hardver i softver treba uzeti cijenu kapitala, deprecijaciju i provizije. U kategoriji Operations (troškovi održavanja i pogona) naglasak je na tehničkom aspektu, primjerice nadziranju sustava ili upravljanju promjenom softvera.

U probnoj kalkulaciji vrijede slijedeće pretpostavke koje pokazuju tek dio analize troška (ostali čimbenici poput predstojećih hardverskih troškova s čimbenicima rizika i popustima ne mogu biti uzeti u obzir jer su izvan dometa ovog članka): troškovi nabave softvera za portal iznose 352 tisuće eura, što je potrebno platiti unaprijed. Taj se trošak ne ponavlja u prvih pet godina. Troškovi implementacije, 26 tisuća eura u fazi planiranja i 323 tisuće u prvoj godini, što uključuje troškove internih i eksternih konzultanata, srodnih odjela kao što su logistika i marketing te određen broj aplikacija i third-party sustava koji trebaju biti integrirani.


Popis kriterija

U slučaju troškova obuke potrebno je uzeti u obzir troškove naobrazbe djelatnika i projektnih timova te troškove nastavnika. Što se tiče hardvera, u obzir treba uzeti čimbenike rizika i visoke dostupnosti. Ovisno o infrastrukturi, dodatni troškovi mogu se pojaviti zbog rizika. Performansa, pogotovu u proizvodnom sektoru, mora biti dovoljno konzistentna kako bi se isključio downtime sustava.

U područjima podrške i održavanja treba uračunati godišnje troškove za održavanje koji se penju do "x" posto veličine licence. Troškovi održavanja odnose se i na hardver, a treba uključiti i stroškove na dohodak djelatnika.

Tablica ukupnog troška daje najbolju sliku

Tablica ukupnog troška implementacije portala ujedinjuje sve TCO faze. Jasno se vidi porast u prvoj i petoj godini, što je djelomično uzrokovano problemima započinjanja projekta, povećanjem broja korisnika i istekom ugovora o servisiranju i podršci. Takav eksponencijalni porast može se spriječiti primjerice korištenjem portfolija servisiranja i podrške koji nije ograničen na pet godina već jamči neprestanu uslugu.

ROI se također može prikazati uz pomoć modela benefita. U ovom je primjeru pokazano da su uštede bile dvostruko veće u drugoj i četvrtoj godini u odnosu na prvu i petu. Značajne uštede mogu se postići smanjenjem broja sučelja, automatizacijom i konsolidacijom komponenti.

U ovom primjeru implementacija, hardver i podrška i održavanje prepoznati su kao najveći troškovni blokovi, a također je značajan porast broja korisnika. Kao što pokazuje analiza ukupnih troškova, visoki troškovi nabave pojavili su se u prvoj godini zbog pokretanja sustava. Složenost aplikacija znači da je i u prostoru operacija potrebna visoka razina izdataka. Za dugoročnu perspektivu, sveobuhvatni procesi daju veću fleksibilnost, mobilnost i integraciju. Pravovremeno održavanje i podrška povećavaju učinkovitost i donose povećanu profitabilnost u naredne tri godine. U petoj godini troškovi eksponencijalno rastu jer nove akvizicije postaju neophodne, a servisni ugovori ističu.

Zbog velikog broja mogućnosti za definiranje pretpostavki u TCO modelu vrlo je važno unaprijed definirati okvirne troškove i izvesti kalkulacije temeljene na najvažnijim okolnostima.

 

 
 

Copyright/Trademark  |  Privacy  |  Impressum