SAP Global
SAP MAG 25, srpanj 2005.
Kontaktirajte SAP online ili
nazovite +(01)-4820-400
 
     
 

naslovnica | pošalji članak | ispis

Kako IT pridonosi produktivnijoj i pozitivnijoj kulturi radnoga mjesta

Većina prepreka za uspjeh nisu stvari koje bi informatička tehnologija mogla popraviti instaliranjem nove aplikacije ili komada hardvera, nego su vezane za menadžment i kulturu radnoga mjesta

Piše: Ramon Padilla Jr., TechRepublic

Neki dan sudjelovao sam u radionici sa skupinom profesionalaca, kad se postavilo pitanje: "Koje su prepreke na putu prema uspješnosti vaše skupine?" S olovkom u ruci znatiželjno sam iščekivao njihov popis informatičkih potreba koje ih ometaju u postizanju radne nirvane.

Znate što sam otkrio? Većina prepreka za uspjeh te skupine nisu bile stvari koje bi informatička tehnologija mogla popraviti instaliranjem nove aplikacije ili komada hardvera, nego su bile vezane za menadžment i kulturu radnoga mjesta. Ta skupina može i ne mora biti reprezentativna za bilo koju organizaciju, no njihova su mi se razmišljanja učinila vrijednima spomena. Provjerite što se od ovoga odnosi i na vašu skupinu:

Previše sastanaka (ni o čemu): Osnova te pritužbe o preobilju sastanaka kojima članovi skupine moraju nazočiti te činjenica da su mnogi sastanci informativne naravi i ne iziskuju nikakvu drugu aktivnu ulogu osim da čovjek diše. Dodajte tome da mnogi od njih smatraju da su "pogrešna" osoba za nazočenje tim sastancima te da je tamo trebao biti netko s ovlastima za donošenje odluka.

Nepoštivanje sastanaka: Početak sastanaka kasni jer nitko ne može doći na vrijeme, za vrijeme sastanaka razgovara se mobitelom ili, što je jednako loše, provjeravaju se pristigle poruke. K tomu, tu je i obvezatna prezentacija u Powerpointu koja se mogla priopćiti u par redaka, a ovako se cijelu skupinu mrcvari jednosatnim izlaganjem.

Spam: Ne izvana, nego iz vlastitih redova unutar organizacije. Pored osobnoga spama kao što su lančana pisma, vicevi itd., što je inače zabranjeno ali se izgleda ipak događa, postoje i deseci javnih obavijesti koje po svemu sudeći dolaze s viših mjesta a odnose se na dobrovoljno vađenje krvi, proslave, tiskovna priopćenja, dobrotvorne akcije itd.

Instant messaging: nekoć smatrano učinkovitim načinom za uspostavljanje kontakta s nekim (jer kad pošaljete e-mail, on se utopi u tisućama spam poruka, a ljudi su iz nekog razloga zaboravili koristiti telefon), IM je za mnoge postao način za razbijanje tuđe koncentracije.

E-mail: Jedna je osoba navela da joj dva ljudska života ne bi bila dovoljna da savlada sve nagomilane e-mailove! (Na tu primjedbu uslijedilo je puno grimasa i odobravanja.) Skupina je smatrala da je velik dio "legitimne" elektroničke pošte koju primaju suvišan ili nepotreban.

Nesposobnost menadžmenta da donese odluku: To je najomiljeniji prigovor skupine i naizgled glavni razlog blokade svega što rade.

Navedeno je još nekoliko prigovora specifičnih za njihova poduzeća, no ovo bi bile glavne prepreke uspješnosti. Premda sam na početku rekao da se ti problemi ne mogu riješiti tehnološki, većina ih je povezana s informatičkom tehnologijom. Neki od tih problema rezultat su tehnologije i problema koji mogu proizići iz njezine uporabe/zloporabe.

Koja je uloga informatičke službe u oblikovanju kulture radnoga mjesta?

Informatička služba često igra vodeću ulogu u uvođenju novoga oblika komunikacijske tehnologije na radnome mjestu. Bilo da je informatička tehnologija potpuno nova ili tek masovni oblik njezina korištenja, mi smo ti o kojima ovisi način njezine primjene.

Nažalost, mi smo često tako preokupirani osiguravanjem da tehnologija funkcionira onako kako se reklamira te da se njome pravilno upravlja, da zaboravljamo nešto prilično važno: kako korisnicima posredovati učinkovitu primjenu nove tehnologije i nepisana pravila njezina korištenja. Naprosto polazimo od pretpostavke da će ljudi ako znaju koristiti alat (aleluja!), bilo da je riječ o e-mailu, instant messagingu, dlanovnicima itd., instinktivno isto koristiti na pravilan način. No za mnoge nove korisnike, ti alati jednako su strani kao da su ispali iz svemirskoga broda nepoznate civilizacije.

To je previd od strane informatičke službe u kojemu mi možemo pomoći. Za one alate koje već imamo ili koje ćemo uskoro uvesti trebamo surađivati s organizacijom radi objašnjavanja pravilne uporabe alata. Potrebno je usklađivanje sa službom za ljudske potencijale kao pomoć u stvaranju materijala za vježbu neophodnih za poučavanje korisnika o novoj tehnologiji, politikom poduzeća glede njezine primjene, te čak i o nepisanim pravilima uporabe. Ako nemate zaseban odjel za obuku koristite sredstva komunikacije koja imate na raspolaganju, kao što je intranet ili e-mail, za dostavu informacija  definiranje politike. Tu vrstu informacija također možete dodati paketu informacija koje dajemo novim korisnicima kad dobivaju svoj account. Drugi dobar trenutak za obuku korisnika i njihovo podsjećanje na usvojenu politiku je kad se pripremate poduzeti servisiranje ili uvođenje zamjene za alate/opremu.

Stvar je u tome da kao ponuđač komunikacijskih usluga informatička služba ima obvezu pomoći da se osigura pravilna uporaba alata koje nudi. Informatička služba to već čini u odnosu na sigurnost i praksu osiguranja (ne otvarajte privitke uz e-mail koje vam šalju nepoznate osobe, ne šaljite lozinke u odgovoru na e-mail itd.), pa obuka iz politike primjene i nepisanih pravila treba biti prirodni nastavak ti zadaća. Doprinos produktivnijemu radnome mjestu i pozitivnijoj kulturi definitivno je cilj oko kojega se informatičkoj djelatnosti vrijedi potruditi.

 

 
 

Copyright/Trademark  |  Privacy  |  Impressum