SAP Global
SAP MAG 29, prosinac 2005.
Kontaktirajte SAP online ili
nazovite +(01)-4820-400
 
     
 

naslovnica | pošalji članak | ispis

Razilaženje informatike i poslovanja – Kako ih održati usklađenima?

Jedno je reći da je informatika usklađena s poslovnom strategijom, a posve drugo osigurati da to tako i bude. Shvatite gdje dolazi do razilaženja i potom poduzmite neke jednostavne korake radi izbjegavanja tog scenarija. 

Piše: Marko Biljan, SAP d.o.o., marko.biljan@sap.com

Nedavna anketa grupacije META navodi da tvrtke propuste dva od tri posla jer im informatički odjeli nisu osposobljeni za poslovni pristup. U prijevodu: informatički tim nije bio spreman te je, očito, propustio signale koji su ukazivali na potrebu razvijanja sposobnosti koje su tvrtki potrebne za prihvat novog poslovanja i dodavanje realne vrijednosti. Ukratko, nisu bili usklađeni.

SAP-ovo iskustvo na području usklađivanja informatike i poslovanja odražava se kroz ESA koncept. Naime, Enterprise Services Architecture (ESA) je nacrt za sljedeće generacije softverskih rješenja. On omogućava tvrtkama da iskoriste postojeća IT ulaganja i fleksibilne poslovne procese djelotvorno se prilagođavajući rastućim poslovnim potrebama. ESA u cijelosti zatvara jaz između poslovanja i IT-a te, stoga, uistinu omogućava inovaciju i standardizaciju pravovremeno, pa si je svaka tvrtka može priuštiti.

ESA kao koncept u potpunosti je kompatibilna i nastavlja se na SAP NetWeaver kao tehnološku i aplikacijsku platformu. Njome danas SAP nastoji unaprijediti poslovanje, a upravo kroz ESA koncept i SAP NetWeaver platformu SAP vidi ključnu priliku za unapređenje poslovanja svojih korisnika u budućnosti.

Kako to da informatički timovi postanu neusklađeni te, naposljetku, doprinose lošim ekonomskim rezultatima, a izazivaju i izravno rasipanje novca za informatička ulaganja? Odgovor je u ispitivanju onoga što se događa kada se poslovni ciljevi i očekivanja filtriraju kroz slojeve menadžmenta. Informatički menadžeri mogu poduzeti nekoliko koraka za izbjegavanje takve erozije usklađenosti.

 

Otkrivanje napuklina u usklađenosti


Prije nekoliko godina provedena je anketa unutar informatičkog odjela jedne tvrtke. Ona je uključivala menadžere i njihove podređene, a sadržavala je par kratkih pitanja:

  • Kojih je pet glavnih stvari koje činite u svrhu dodavanja vrijednosti tvrtki?
  • Ako imate podređene, kojih je pet glavnih stvari koje vaši ljudi čine u svrhu dodavanja vrijednosti?

Rezultati ankete pokazali su da se gotovo 90% stvari koje su naveli članovi tima kao svoje ključne ciljeve razlikovalo od ključnih ciljeva koje su naveli njihovi menadžeri.

Štoviše, ključni ciljevi menadžera razlikovali su se gotovo jednako od ključnih ciljeva koje su njima zadali njihovi šefovi.

Direktor velike, poznate razvojne tvrtke nedavno je rekao da je i njegova tvrtka imala slične rezultate vlastitih istraživanja. Tvrtka je utvrdila da su, u prosjeku, čak i bolji timovi za oko 60% promašivali u smislu korelacije između onoga što su menadžeri i njihovi timovi smatrali ključnim ciljevima.

Ta je zagonetka određivala način na koji je dolazilo do neusklađenosti. U navedenoj tvrtki, naizgled je postojala jaka komunikacija – članovi tima redovito su pohađali timske sastanke na kojima su voditelji govorili o ciljevima tvrtke. Dakle, o čemu je bila riječ?

Dešifriranje uzroka


Čini se da neusklađenost ima dva glavna uzroka. Poruke se gube prolazeći kroz razne razine uprave, pa djelatnici u nižim razinama ne dobivaju jasan uvid o uklapanju svojih napora u širu sliku tvrtke.

Fenomen koji uzrokuje eroziju usklađivanja svrhe kroz razine organizacije bio je tema dr. Georgea S. Odiornea, autora knjige «Menadžment i zamke aktivnosti», koji kaže: “Ljudi se tako zaokupe aktivnošću da izgube iz vida njezinu svrhu”.

Većina nas sklona je reinterpretaciji vlastitih ciljeva na način da oni odgovaraju aktivnosti kojom se bavimo. To je spoznaja koju je jasno pokazala navedena timska anketa. To se događa čak i u slučaju tvrtke.

Menadžeri, kao i djelatnici u nižim razinama, čuju i razumiju ono što viši menadžeri kažu o ciljevima tvrtke, no ne dobiju jasnu sliku o tome kako oni i njihovi timovi osobno utječu na te šire slike. Oni se vraćaju na posao i usredotočuju se na pojedinačne tekuće zadaće bez daljnjeg osvrtanja na širu sliku. Oni slušaju i razumiju poruku o usklađivanju, ali ne mogu tu poruku prevesti u konkretan zaključak “evo što je meni činiti”.

Među razinama tvrtke, postoji jasno odstupanje žarišta i prioriteta svake od razina zbog pomanjkanja jasnoće o tome kako niže razine mogu i trebaju konkretno pridonijeti ciljevima razina iznad njih. Informacija ide od “usklađenog” informatičkog menadžera do malo manje usklađenog dopredsjednika, pa do još manje usklađenog direktora, te do još manje usklađenih menadžera i kontrolora koji upravljaju nabavom sredstava i postupcima djelatnika – u tom trenutku već 60 do 90% mimo izvornog cilja.

Kako informatički menadžeri izbjegavaju taj otklon svrhe i smjera u svojim timovima? Čine to aktiviranjem mehanizma koji omogućava članovima tima da u svakoj razini tima vide i usredotočuju se na to kako mogu pridonijeti ostvarivanju ciljeva tvrtke.

Evo tri jednostavna koraka koja je moguće poduzeti.

1. Koristite i priopćavajte sintagmu „Upravljanje portfeljom“ kao sredstvo za kategorizaciju informatičkih ulaganja


Model portfelj informatičkih ulaganja uči informatičke rukovoditelje da na novac, koji se daje za informatiku, gledaju kao na dio investicijskog fonda, te da sebe smatraju upraviteljima fonda i portfelja. Njihov je cilj rasporediti ulaganja na način koji podupire ukupnu poslovnu strategiju tvrtke.

Taj je model izvrstan alat koji omogućava informatičkoj funkciji da poveže i usmjerava odluke za tehnološka ulaganja na način da one budu u skladu s poslovnom strategijom tvrtke. On, također, osigurava sredstvo za komunikaciju kroz razine organizacije onoga što su osnovni ciljevi, formulirano jednostavnim rječnikom, strategije ulaganja.

Ako, primjerice, neki menadžer predvodi istraživački i razvojni tim koji se bavi pitanjima primjene wirelessa, a klasificiran je kao informatički investicijski fond, osnovna je spoznaja menadžera da je njegova uloga u tome da poduzima mudra, umjereno rizična ulaganja i da osluškuje bilo ključnih tehnologija tako da može usklađivati ulaganja i usmjeravati ih ovisno o razvitku prilika.

S druge strane, drugi menadžer može biti na čelu informatičkog tima klasificiranog kao dio ulaganja u svrhu profitabilnog rasta aktualnog poslovanja. On ili ona stalno će nastojati ostvariti najveći povrat od ulaganja u tehnologije koje poboljšavaju sposobnost tvrtke da svoje aktualno poslovanje vodi što je moguće profitabilnije.

Priopćavanje modela investicijskog informatičkog portfelja cjelokupnom informatičkom upravljačkom timu osigurava standardni jezik za priopćavanje investicijskih ciljeva  i općih pravila koja vrijede za odluke vezane uz svaki tip ulaganja.

2. Neka svaka razina upravljačkog tima izradi i održava plan usklađenosti


U najosnovnijem obliku, plan usklađenosti može se sastojati od samo jedne stranice na kojoj su navedeni: ciljevi tvrtke, ciljevi informatičkog usklađenja koji podupiru ciljeve tvrtke, ciljevi tima koji podupiru ciljeve informatičke usklađenosti, akcije koje tim mora poduzimati za ostvarivanje ciljeva i, naposlijetku, što menadžer tima mora činiti da podupre uspjeh tima.

U tablici A prikazan je općeniti primjer plana usklađenosti izgrađen oko menadžera Help Deska koji je na prvoj liniji.

Tablica A:

1.
Ciljevi tvrtke
2.
Informatička strategija
3.
Strategija Help Deska
4.
Akcije Help Deska
5.
Akcije menadžera

• Povećanje profitabilnosti postojećih korisnika

• Povećanje tržišnog udjela za 2% u svakom kvartalu

• Proširenje na globalno tržište iz sadašnje nacionalne perspektive

• Snižavanje troškova obrade transakcija

• Izrada potpore za upravljanje odnosima s korisnicima

• Partnerstvo s globalnim ponuđačem elektroničke trgovine

• Osiguranje prihvatljive razine kvalitete usluga

• Upravljanje troškovima i njihovo smanjivanje

• Davanje većeg prioriteta pitanjima koja utječu na dijelove tvrtke koji generiraju rast tržišnog udjela

• Korištenje potporne aplikacije za Help Desk radi segmentacije poziva na veće ili manje prioritete

• Pomak smjena radi izbjegavanje prekovremenog rada

I tako dalje

• Identificirati i osigurati konzultanta za rad na prilagodbi potporne aplikacije Help Deska

• Obuka svih sudionika za sve poslove tako da mogu raditi u bilo kojoj smjeni

I tako dalje


3. Naučite svaku razinu vašeg menadžmenta usredotočivanju na ciljeve


Naučite svoj tim da donosi dobre prosudbe i da prilagodi zadaću tako da može ostvariti ciljeve, a ne da samo “radi kako mu je rečeno”.

Učinkovitim priopćavanjem načina na koji se ciljevi usklađivanja spuštaju kroz svaku razinu vašeg tima, potpuno ćete uključiti cijeli svoj tim u proces usklađivanja i znatno ćete povećati ukupnu produkciju vrijednosti koja utječe na poslovanje.

Obraćanjem pozornosti, usvajanjem pristupa snažne komunikacije i marljivim praćenjem procesa možete osigurati da se informatika uskladi te da, naposljetku, i napreduje usporedno s ostvarivanjem poslovnih ciljeva tvrtke.

 

 
 

Copyright/Trademark  |  Privacy  |  Impressum