SAP Global
SAP MAG 34, svibanj 2006.
Kontaktirajte SAP online ili
nazovite +(01)-4820-400
 
     
 

naslovnica | pošalji članak | ispis

Što sve može smetati menadžere?

Ne postoje dva identična menadžera, pa nema ni dviju osoba s istim stilom rukovođenja, istim znanjima i istim slabostima. Menadžeri rade u tvrtkama različitih veličina, u raznim djelatnostima i razlikuju se prema iskustvu. No, nešto im je, ipak, zajedničko. Svatko od njih ima listu situacija koje ih na radnom mjestu smetaju. Donosimo neke od njih, s objašnjenjima.

Priredio: Marko Biljan, SAP d.o.o., marko.biljan@sap.com

U ovom popisu, nema nekog posebnog reda. Sastavljen je tako da su pomiješane ozbiljne i relativno minorne, premda dosta iritirajuće, situacije.

1. Za sve postoji vrijeme i mjesto

Sjediti u zamračenoj konferencijskoj dvorani, dok vas netko vodi kroz beskrajnu prezentaciju u PowerPointu, samo po sebi dovoljno je naporno. Znate li što je puno gore? Sjediti u restoranu i promatrati kako netko tu istu prezentaciju dijeli naokolo, traži da ga svatko slijedi i, usput, ignorira pozadinski žamor u restoranu. Kontekst je važan. Kada radite bilo kakvu prezentaciju, vodite računa o publici i okruženju u kojem ćete govoriti.

2. Korištenje Reply to All

Svi mi primamo vrlo mnogo elektroničke pošte. Zašto povećavati problem inzistirajući da se pritisne tipka Reply to All za odgovor kada, zapravo, nemate što dodati? Koliko mi je poznato, nema zakona prema kojem svi sudionici u nekoj razmjeni e-mailova moraju odgovoriti na svaku poruku. Nažalost, neki ljudi, po svemu sudeći, misle da ima takav zakon, pa se u našim pretincima pošta gomila iz sata u sat.

3. Predložite rješenje umjesto da preuveličavate problem

Važno je biti u stanju identificirati problem. Međutim, vrijednost dodajete predlaganjem rješenja, a ne pukim gnjavljenjem da postoji poteškoća.

4. Pozivanje relevantnih osoba na sastanak

Frustrirajuće je sjediti na sastanku i shvatiti da oni koji su važni za raspravu o pitanju o kojem je riječ nisu pozvani. No, još je gore sjediti na sastanku na kojem uopće ne trebate biti. Srećom, postoji niz načina za postupanje u takvim situacijama. Prvi je da, naprosto, odbijete poziv na sastanak. Drugi je da odete sa sastanka nakon što shvatite da niste potrebni. Treći je da zamolite druge sudionike sastanka da odu ako nisu potrebni. Većina ljudi ima puno posla i pozdravit će priliku propustiti nepotreban sastanak.

5. Pripremanje konferencijskog poziva

Dovoljno je naporno raditi u udaljenom uredu i bez sudjelovanja u konferencijskim pozivima kada pred sobom nemate podatke koje svi drugi imaju. Ako vi priređujete poziv, e-mailom pošaljite sudionicima na udaljenim lokacijama sve prezentacije o kojima će se govoriti.

6. Zapisivanje ili pametan piše

Uvijek me smeta kada odemo na objed, a konobar ili konobarica nas pokuša impresionirati pamćenjem što je tko naručio, a da ne zapisuju. Zato je izum papira i bio toliko velika tehnološka prednost. Da smo sjeli na objed u babilonskom ili asirskom masliniku, konobar bi morao zapisivati narudžbu pomoću stilosa i vlažne glinene pločice. Dakle, zašto ne iskoristiti prednosti tehnologije i zapisati narudžbu? Jednako tako, na sastancima, i pri konferencijskim pozivima, sudionici prečesto zaborave zapisati što su obećali učiniti, pa to onda ni ne učine. (Naravno, neki zapišu sve, pa onda zaborave gdje su to zapisali, umjesto da odmah, pri povratku u ured, kreiraju zadatak u Outlooku.)

7. Kako koristiti ljutnju

Svi mi se nekada naljutimo. Da nije tako, ne bi bili ljudi. Kao menadžeri, međutim, trebamo kontrolirati svoju ljutnju i koristiti je kao bilo koji drugi menadžerski alat. U određenom trenutku, ljutnja, ili bolje, nagovještaj ljutnje, može biti korisna iz dva razloga. Jedan je da ljutnja drugoj strani može reći da je već blizu crte koju ne smije prijeći. Drugi je da ljutnja pokazuje drugoj strani da vam je vrlo stalo do pitanja o kojemu je riječ.

Da bi ljutnja djelovala, trebate je kontrolirati, pokazivati samo onoliko koliko želite: bez vikanja i urlanja, bez gestikulacije i teatralnosti. Povremeno je opravdano pokazati da niste zadovoljni njime ili njom, no samo povremeno i samo nagovještajem onoga što osjećate. Sirove emocije na sastanku, ili u raspravi, gotovo nikada nisu mudro rješenje.

8. Priopćavanje loših vijesti

Loše vijesti nisu poput vina, one s vremenom ne postaju bolje. Loše vijesti iznesite čim prije, dok još ima vremena za reakciju. Odugovlačenjem se stvari samo mogu pogoršati.

9. Ne postoje glupa pitanja, već samo glupi odgovori

Previše je menadžera koji nerado priznaju da ne znaju sve odgovore. Kolebajući se pokazati neznanje pred svojim suradnicima, propuštaju prigodu postaviti pitanja te donose odluke bez utemeljenosti na pravim informacijama. Dakako, zaposlenici nisu glupi i imaju dobru predodžbu o ograničenosti znanja njihovih nadređenih. Premda nitko ne želi raditi za neznalicu, većina profesionalaca shvaća da ne može očekivati da njihov šef bude upućen u sve detalje svakog projekta. Većina profesionalaca poštovat će menadžera koji se ne ustručava izravno reći: „Ne znam kako ovo funkcionira. Mogu li vas upitati nekoliko stvari?”

10. Počinjanje sastanka na vrijeme, posebno ako ste ga vi zakazali

Kada početak sastanka kasni, posebno onoga koji vi organizirate, i kada pustite da vas se u punoj prostoriji čeka, šaljete poruku da je ono što ste radili i zbog toga zakasnili na sastanak važnije od vremena te skupine ljudi. Dakako, nekada ne možete izbjeći kašnjenje, no ako to činite redovito onda ste, naprosto, neodgojeni. Budući da to većinu ljudi smeta, potrudite se dolaziti na sastanke na vrijeme, osobito na one koje sami organizirate. No, ponekada se dogodi i da zakasnite. Nedavno mi je jedan kolega ispričao kako je prisustvovao sastanku na koji je organizator, sazivač sastanka, kasnio 10 minuta. Kada je stigao, sastanak je već bio u punom tijeku. „Nismo čekali,“ rekli su mu bez ustručavanja. Time su mu ukazali na dvije stvari: i naše je vrijeme važno, nećemo ga razbacivati čekajući te. I: ti jesi šef, ali nisi nezamjenjiv. Bila je to sitnica, ali poanta je što su preuzeli inicijativu i počeli bez njega.

 

 
 

Copyright/Trademark  |  Privacy  |  Impressum