SAP Global
SAP MAG 39, studeni 2006.
Kontaktirajte SAP online ili
nazovite +(01)-4820-400
 
     
 

naslovnica | pošalji članak | ispis

Bonton u elektroničkoj pošti (E-Mail Etiquette) i pristojnost na e-mailu u devet (i više) točaka

Pridržavanje pravila u slanju i primanju elektroničke pošte nije samo stvar bontona već je neophodno i zbog očuvanja sigurnosti, stvaranja ugleda i održanja produktivnosti poslovanja.

Pripremio: Robert Gelo, gelo@privredni-vjesnik.hr

Premda elektronička pošta danas predstavlja vrlo važan alat bez kojega mnoge tvrtke ne bi mogle funkcionirati, veliki broj korisnika još uvijek ne pridaje pozornost pravilima slanja i primanja e-maila. U anglosaksonskom žargonu, bonton u elektroničkoj pošti naziva se E-Mail Etiquette ili Netiquette. Ta se pravila, obično, izražavaju kao pojedini koraci koje je potrebno poduzeti prilikom razmjene elektroničke pošte. O izuzetnoj važnosti e-pošte govori činjenica da taj oblik komunikacije daje sliku pojedinca i/ili tvrtke i bitno utječe na ugled, a još je važniji njezin sigurnosni aspekt. Naime, putem mailboxa ne samo da može ući maliciozan softver koji će umanjiti funkcionalnost poslovanja i nanijeti konkretnu štetu, materijalnu i nematerijalnu, već nepažljivim korištenjem e-maila mogu „procuriti“ povjerljive informacije.

Zbog toga je američki časopis CSO, Chief Security Officer, objavio vlastitih devet pravila kojih se korisnici moraju pridržavati ne žele li kompromitirati sebe i tvrtku u kojoj rade. Autor Ken Pfeil, direktor informatike u sigurnosnoj tvrtki Echelon One, u kratkoj analizi, navodi da nepravilno korištenje e-pošte može donijeti čitav niz problema, od gubljenja intelektualnih dobara do seksualnog uznemiravanja. Kako bi očuvali sigurnost sustava, korisnici se trebaju pridržavati sljedećih pravila:

  • Pazite što pišete. Ako ste zaposlenik u tvrtki, vašu e-mail komunikaciju mogu nadzirati i prije i nakon slanja poruke. Suzdržite se od tračeva, spekulacija o poslovanju, partnerima i konkurenciji, neprimjerenih šala, sarkazama i napadanja.
  • Čuvajte povjerljive informacije. Povjerljive informacije i intelektualno vlasništvo držite podalje od e-pošte, ako ne koristite enkripciju i niste ovlašteni za njihovo slanje.
  • Nemojte biti brzopleti. Više puta pročitajte svaku poruku. Po mogućnosti, snimite skicu i još jednom pročitajte poruku prije slanja, kako biste provjerili njezin sadržaj i ton.
  • Pazite na primatelje. Sadržaj mora biti primjeren svakom pojedinom primatelju. Velika je razlika šaljete li poruku članovima svoje menadžerske ili projektne ekipe ili vanjskom suradniku.
  • Pazite na adrese. Prije slanja poruke provjerite sve adrese koje ste unijeli kako biste izbjegli da poruka ode krivom primatelju kojega je, automatski, unijela autocomplete funkcija u e-mail klijentu. Ako poruku šaljete većem broju primatelja, stavite njihove adrese u bcc polje kako biste izbjegli otkrivanje pojedinih adresa svim primateljima i nepoželjnu Reply All trakavicu.
  • Pišite običnim tekstom. Primatelji najviše cijene kada im pošaljete poruku običnim tekstom. HTML formatiranje koristite samo kada je to neophodno.
  • Suzdržavajte se pri prosljeđivanju. Lančana pisma, spam, vicevi, te audio i video isječci i slični fenomeni internetske kulture, zabranjeni su. Izbjegavajte i slanje spama unutar vlastite tvrtke.
  • Ne koristite prenesena značenja. E-pošta je ograničeni oblik komunikacije i ne podnosi nijanse poput sarkazma ili frustracije. Budite kratki i jasni.
  • Koristite zdrav razum. Ako vam se vaša poruka ne sviđa iz bilo kojeg razloga, nemojte je slati. Napišite je ponovno.
  • Profesionalnost, učinkovitost i pravna sigurnost
    Na mrežnom mjestu Emailreplies.com može se pronaći duži popis, od 32 najvažnija pravila, za razmjenu e-pošte. Navode se tri najvažnija razloga zbog kojih je važno paziti na e-poštu: profesionalizam (korištenje odgovarajućeg jezika utječe na sliku kompanije), učinkovitost (jasno napisane poruke ubrzavaju poslovanje) i pravna zaštita (osviještenost o opasnostima e-pošte zaštitit će kompaniju od skupih sudskih parnica).

  • Pišite kratko i jasno.
  • Odgovorite na sva postavljena pitanja, ali i na ona koja bi tek mogla uslijediti.
  • Pazite na gramatiku.
  • Prilagodite poruku primateljima.
  • Za odgovore na česta pitanja, koristite predloške.
  • Odmah odgovarajte na poruke.
  • Ne koristite nepotrebne privitke.
  • Koristite odgovarajuću strukturu i izgled poruke.
  • Ne pretjerujte s korištenjem opcije visoke važnosti (High Priority).
  • Ne pišite velikim slovima.
  • Kod odgovora, uvijek uključite prethodne poruke (Thread).
  • Porukama dodajte izjavu o odricanju od dogovornosti (Disclaimer).
  • Pročitajte poruku prije nego je pošaljete.
  • Ne pretjerujte s odgovaranjem na sve adrese (Reply All).
  • Kod slanja na više adresa, koristite bcc polje.
  • Pažljivo koristite kratice i emocionalne ikone.
  • Pažljivo formatirajte poruke.
  • Pažljivo koristite Rich Text i HTML formatiranje.
  • Ne prosljeđujte lančana pisma.
  • Ne tražite potvrdu primitka.
  • Ne tražite povrat poruke u slučaju slanja na krivu adresu.
  • Ne uključujte tuđu poruku ili privitak bez dozvole.
  • Ne koristite e-poštu za raspravu o povjerljivim informacijama.
  • Koristite suvisli predmet (Subject).
  • Koristite aktivne glagole, a ne pasivne.
  • Izbjegavajte korištenje riječi HITNO i VAŽNO.
  • Izbjegavajte dugačke rečenice.
  • Ne šaljite poruke s uvredljivim sadržajem.
  • Ne prosljeđujte hoax (lažna upozorenja).
  • Izbjegavajte korištenje rodova (on i ona, njegov ili njezin).
  • Ne odgovarajte na spam.
  • Ne pretjerujte s korištenjem cc polja.
  • Izvori:

     

     
     

    Copyright/Trademark  |  Privacy  |  Impressum