SAP Global
SAP MAG 44, travanj 2007.
Kontaktirajte SAP online ili
nazovite +(01)-4820-400
 
     
 

naslovnica | pošalji članak | ispis

Poslovni informacijski sustavi: značaj, svrha, integriranost (1)

U sljedećih nekoliko brojeva SAP MAG-a, donosimo rezultate znanstvenog istraživanja provedenog u 92 hrvatska poduzeća na temu poslovnih informacijskih sustava. U prvom, od serije tekstova, govori se o vrijednostima i obilježjima poslovnih informacija.

Vrijednost i obilježja poslovnih informacija

Pojam informacije se toliko učestalo pojavljuje u poslovnoj praksi, a i u teoriji je nebrojeno mnogo puta na različite načine definiran, da je nemoguće izostaviti njegovu važnost. Posljedica, odnosno uzrok tolike važnosti informacije može se, jednostavno i pragmatično, utvrditi činjenicom da živimo u informacijsko doba. Sama informacija rezultat je obrade podataka. Za razliku od podataka, priprema se i predstavlja na način da bude korisna u tekućem poslovanju i pri donošenju poslovnih odluka.

Piše: Mladen Meter, mladen.meter@generali.hr

Sve dostupne informacije ne predstavljaju, istovremeno, i korisne informacije, nego, naprotiv, neke informacije mogu biti neupotrebljive, odnosno štetne i kontraproduktivne. Jedna od najčešćih poteškoća pri učinkovitom korištenju raspoloživih informacija, ograničena je mogućnost njihovih korisnika da apsorbira, obradi i ispravno vrednuje ukupno dostupnu količinu informacija u zadanom vremenu.

Dakle, budući da sve dostupne informacije nisu uvijek korisne za podršku poslovanju, u današnjim uvjetima kada računala omogućavaju pribavljanje velike količine informacija, mnogi donositelji odluka imaju problem s «informacijskom preobilnosti». Toliko mnogo dostupnih informacija stvara poteškoće pri njihovom razvrstavanju i korištenju onih istinski važnih. Zbog toga su, kao pomoć pri korištenju takvih informacija za specifične odluke, razvijeni razni računalni postupci za donositelje odluka

Prema tome, čini se nužnim razlikovati vrijednost ponuđenih informacija. Moguće ih je razlikovati prema najznačajnijim obilježjima korisnih informacija :

  • relevantnost – informacija je relevantna ako uklanja neizvjesnost, poboljšava sposobnost donositelja odluka za predviđanje, ili potvrđuje, odnosno opovrgava njihova prijašnja očekivanja,
  • pouzdanost – informacija je pouzdana ako ne sadrži pogrešku ili pristranost, i točno predstavlja događaje ili aktivnosti organizacije,
  • potpunost – informacija je potpuna ako ne izostavlja važne aspekte istaknutih događaja ili aktivnosti koje mjeri,
  • pravovremenost – informacija je pravovremena ako je pribavljena na vrijeme da bi menadžmentu osigurala donošenje ispravnih odluka,
  • razumljivost – informacija je razumljiva ako je predstavljena u korisnom i razumljivom obliku, i
  • dokazivost – informacija je dokaziva ako se uvijek na isti način može interpretirati, i ako za nju postoji vjerodostojna isprava.

Za utvrđivanje kvalitativnih obilježja poslovnih informacija iz poslovno-informacijskog sustava hrvatskih poduzeća, u anketnom upitniku postavljeno je pitanje kako bi se utvrdila ona obilježja poslovnih informacija za koja ispitanici smatraju da mogu biti poboljšana:

Obilježja poslovnih informacija

Potrebno (značajno) poboljšanje

Relevantnost

  3,4%

Pouzdanost

11,9%

Potpunost

27,1%

Pravovremenost

23,7%

Razumljivost

13,6%

Dokazivost

11,9%

Tablica 1. Poboljšanje obilježja poslovnih informacija

Iz podataka navedenih u tablici, jasno je vidljivo da postoji vrlo visoka razina zadovoljstva ispitanika kvalitativnim obilježjima informacija iz postojećeg sustava. Tome, relativno gledajući, najmanje doprinosi potpunost i pravovremenost poslovnih informacija, što su jako bitna obilježja informacija koriste li se za poslovno odlučivanje. U svakom slučaju, potrebno je naglasiti da su i druga obilježja informacija također od izuzetne važnosti za podršku poslovanju.

Premda su ispitanici manje zadovoljni s bitnim obilježjima za poslovno odlučivanje, potpunošću i pravovremenošću poslovnih informacija, iz navedenog nije moguće zaključiti da ispitanicima kvalitativna obilježja poslovnih informacija predstavljaju značajnu poteškoću. Naprotiv, iz prethodnih rezultata, može se zaključiti da su ispitanici, u relativno visokom postotku, zadovoljni obilježjima informacija iz postojećeg sustava.

Vrijednost informacije je korist proizašla iz informacije umanjena za troškove koji su bili potrebni za njezino stvaranje. Koristi proizašle iz informacije uključuju: smanjenje neizvjesnosti, poboljšanje odluke, te bolju mogućnost planiranja i raspoređivanja organizacijskih aktivnosti. Troškovi potrebni za stvaranje informacije obuhvaćaju: vrijeme i resurse potrošene u prikupljanju, obradi i pohranjivanju podataka, te vrijeme i resurse korištene za distribuiranje informacija donositeljima odluka. Dobro organizirani poslovno-informacijski sustav treba biti sposoban, u svakom trenutku, pružiti odgovor na sljedeća pitanja :

  • Kakva je informacija potrebna?
  • Kada je informacija potrebna?
  • Tko je treba?
  • Gdje je potrebna?
  • Zašto je potrebna?
  • Koliko to košta?
  • Nažalost, nije jednostavno odrediti vrijednost informacije, premda se tako može činiti prema prethodno navedenom određenju. Naime, teško je identificirati i kvantificirati sve troškove, a posebno one neizravne dovesti u vezu s troškom stvaranja informacija. Još je teže kvantificirati koristi od pribavljanja dodatnih informacija. Općenito, može se reći da vrijednost informacije predstavlja razliku između koristi proizašle iz njezinog korištenja (najčešće u obliku poboljšanja odluka) i troškova stvaranja informacije.

    Nadalje, za određivanje vrijednosti informacije, moguće je upotrijebiti formulu koju je pri računanju vrijednosti računalne mreže koristio Robert Metcalfe, tvorac Etherneta. Ona se često upotrebljava u računalnoj i telekomunikacijskoj industriji i može se, također, koristiti za izračunavanje vrijednosti informacije:

    VI ≈ BK2 * BPP

    VI…….vrijednost informacije
    BK……broj korisnika informacije
    BPP…...broj poslovnih područja

    Prema navedenoj formuli, vrijednost informacije jednaka je kvadratu broja korisnika informacija pomnoženom s brojem poslovnih područja u kojima se informacija koristi. Dakle, što više korisnika koristi informaciju, u više poslovnih područja, to je veća njezina vrijednost. Iz toga proizlazi i očita važnost komuniciranja, odnosno razmjene informacija, pri čemu važnu ulogu imaju upravo poslovno-informacijski sustavi.

    Primjerice, postoji li 10 korisnika određene informacije u odjelu računovodstva, vrijednost informacije iznosi VI ≈ 102 * 1= 100, a koristi li tu istu informaciju još samo jedan korisnik iz drugog odjela, npr. informatike, vrijednost informacije se povećava na VI ≈ 112  * 2= 242, odnosno za 142%.

    Iz doljnjeg prikaza, vidljiv je progresivni rast vrijednosti informacije, uvjetovan porastom broja korisnika informacije, odnosno poslovnih područja u kojima se koristi:

     

    Moguće je i praktičnije određenje korisnosti informacije, definirajući koeficijent korisnosti informacija :

    ki = Ei / Ti

    pri čemu je:

    ki koeficijent korisnosti informacije
    Ei – učinak od korištenja informacija
    Ti – troškovi prikupljanja i obrade podataka

    Koeficijent korisnosti informacije određuje se odnosom učinka od korištenja informacija, koji se pripisuje povećanoj kvaliteti upravljanja i rukovođenja, a odražava se u postignutim rezultatima poslovanja, poslovnoj uspješnosti, stabilnosti i razvoju, te troškova potrebnih za prikupljanje i obradu podataka za tu svrhu.

    Definiranje koeficijenta korisnosti informacije izvedeno je iz odnosa Cost-Benefit Analysis (Benefits (Koristi)/Costs (Troškovi)), gdje koeficijent korisnosti informacije mora biti veći od 1, tj. E (učinak od korištenja informacija) mora biti veći od T (troškova prikupljanja i obrade podataka).

    Za razliku od teorijskih određenja vrijednosti informacije, kod praktičnog korištenja informacije vrlo često je (ne)vrijednost informacije moguće odrediti tek nakon njezinog stvaranja i korištenja u svrhu odlučivanja. Naime, premda prilikom odlučivanja informacije pomažu donošenju boljih odluka, umanjujući rizik ispravnosti izbora, pitanje je jesu li troškovi dobivanja informacija bili veći od koristi postignute njihovim korištenjem. Uz to, vrlo je važno, u trenutku donošenja odluke, znati koja obilježja korisnih informacija imaju najveću važnost, a zadovoljenje traženog uvjeta, također, u velikoj mjeri određuje vrijednost informacije.   

    Nastavak u sljedećem broju...


    Hicks, J.O.: Management Information Systems, West Publishing Company, St. Paul, 1987., str.  14.

    Romney, B.R., Steinbart, P.J.: Accounting Information Systems, Prentice Hall, New Jersey, 1999.,     
    str. 15.

    Gulin, D., Tušek, B., Žager, L.: Poslovno planiranje, kontrola i analiza, str. 17. prema Mittra,  
    S., S.,: Decision Support Systems, John Wiley & Sons, Inc., New York, 1986., str. 5. Ova lista pitanja
    često se naziva «5 W's and an H». Naziv dolazi od početnih slova navedenih pitanja na engleskom
    jeziku koja glase: What information is needed?, When is the information needed?, Who needs it?,
    Where is needed?, Why is needed?, How much does it cost?

    Avelini-Holjevac, I.: Kontroling: upravljanje poslovnim rezultatom, Hotelijerski fakultet Opatija,  
    Opatija, 1992., str. 37.

     

     
     

    Copyright/Trademark  |  Privacy  |  Impressum