SAP Global
SAP MAG 45, svibanj 2007.
Kontaktirajte SAP online ili
nazovite +(01)-4820-400
 
     
 

naslovnica | pošalji članak | ispis

Poslovni informacijski sustavi: značaj, svrha, integriranost (2)

U sljedećih nekoliko brojeva SAP MAG-a, donosimo rezultate znanstvenog istraživanja provedenog u 92 hrvatska poduzeća na temu poslovnih informacijskih sustava. U drugom, od serije tekstova, govori se o značaju razvoja i korištenja poslovnog informacijskog sustava.

Značaj razvoja i korištenja poslovno-informacijskog sustava

Značaj poslovno-informacijskog sustava započinje njegovom ulogom u svakodnevnoj evidenciji poslovnih događaja, odnosno pohranjivanju podataka, raste kasnijom obradom podataka i njihovim korištenjem pri analizama, odnosno izvješćivanju vanjskih i unutrašnjih korisnika poslovnih informacija. Budući da različiti oblici organizacije uvjetuju različitu strukturu i razvijenost poslovno-informacijskog sustava, u različitim oblicima organizacija postoje sustavi čija je složenost različita.

Piše: Mladen Meter, mladen.meter@generali.hr

Premda se može zaključiti da se takvi sustavi međusobno razlikuju, potrebno je naglasiti njihovu sličnost u tri bitne sastavnice: svaki sadrži sličnu strukturu (ljudski i računalni resursi), slične procese (korištenje relevantnih postupaka poslovanja) i sličnu svrhu (prosljeđivanje informacija). Poslovne događaje iz organizacijske okoline sustav ljudskih i računalnih resursa pohranjuje, obrađuje i o njima izvješćuje.

Poslovna organizacija, u današnjim uvjetima poslovanja, uzimajući u obzir važnost informacija za uspješno poslovanje, odnosno opstanak, intenzivno komunicira s unutrašnjim i vanjskim subjektima. Budući da su poslovne informacije od neprocjenjive važnosti, poslovno-informacijski sustav zauzima važnu ulogu u evidentiranju, pohranjivanju i izvješćivanju o poslovnim događajima nastalima u poslovnoj organizaciji i okolini. Općenito, informacijski sustavi mogu stvoriti vrijednost na različite načine, a kao neke zajedničke mogu se izdvojiti sljedeće:

  • informacijski sustav može poboljšati proizvode ili usluge povećavanjem kvalitete, smanjenjem troškova ili dodavanjem željenog oblika,
  • informacijski sustav može povećati učinkovitost automatskim izvršavanjem ponavljajućih radnji, gdje pravovremeno izvršavanje znatno utječe na učinkovitost,
  • informacijski sustav može poboljšati proces upravljanja osiguravanjem dostupnosti pravovremenih i pouzdanih informacija, omogućiti lakše planiranje, kontroliranje i vrednovanje poslovnih aktivnosti, smanjujući neizvjesnosti pri odlučivanju, odnosno poboljšavanjem kvalitete odlučivanja.
  • Da bi se moglo govoriti o suvremenom i sustavnom načinu poslovanja i donošenja poslovnih odluka, jedan od važnih preduvjeta je učestalo korištenje kvalitetne informacijske podloge integriranog poslovno-informacijskog sustava.

    Prema rezultatima istraživanja, provedenog u hrvatskim poduzećima, različite razine menadžmenta s različitom učestalosti koriste informacije iz poslovno-informacijskog sustava u poslovnom odlučivanju:

    Učestalost korištenja informacija

    Niži menadžment

    Srednji menadžment

    Viši menadžment

    Vrlo rijetko

    8,5%

    0,0%

    5,1%

    Rijetko

    18,6%

    8,5%

    10,2%

    Povremeno

    30,5%

    33,9%

    28,8%

    Često

    20,4%

    39,0%

    18,6%

    Vrlo često

    22,0%

    18,6%

    37,3%

    Ukupno

    100,0%

    100,0%

    100,0%

     
    Tablica 1. Korištenje poslovnih informacija pri poslovnom odlučivanju
               
    Prema rezultatima iz gornje tablice, vidljivo je da se rijetko i vrlo rijetko poslovne informacije iz poslovno-informacijskog sustava pri poslovnom odlučivanju koriste kod nižeg menadžmenta (27,1%), zatim kod višeg menadžmenta (15,3%) i, naposljetku, kod srednjeg menadžmenta (8,5%). Može se zaključiti da poslovne informacije pri poslovnom odlučivanju najčešće koristi srednji, zatim viši, a najrjeđe niži menadžment.

    Struktura ispitanika, prema nazivu radnog mjesta, bila je ovakva:

     

    Slika 1. Struktura ispitanika prema nazivu radnog mjesta

    Gore navedeni rezultati pokazuju praktično prihvatljivu i pozitivno sugestivnu činjenicu da, s obzirom na vrstu radnih zadataka, pojedine razine menadžmenta u dovoljnoj mjeri koriste poslovne informacije pri poslovnom odlučivanju.

    U svakoj aktivnoj poslovnoj organizaciji neminovno je postojanje poslovnih procesa na čiju brojnost, u velikoj mjeri, utječe složenost poslovne aktivnosti, kao i njezine posebnosti. Odnosno, složenost poslovnih procesa nerijetko je uvjetovana prirodom poslovne aktivnosti.

    Integriranost poslovno-informacijskog sustava nameće se sama po sebi kao integrirajući element cjelovite poslovne organizacije, koja računa na buduće kvalitetno i konkurentno poslovanje. Upravo je navedeni razlog, manje-više, glavni pokretač razvoja, poboljšanja i objedinjenosti poslovnih procesa, što utječe i na integriranost poslovno-informacijskog sustava.

    Oblikovanje novog ili poboljšavanje postojećeg poslovno-informacijskog sustava, često predstavlja težak zadatak. Naime, «uhodani» poslovni procesi ne podupiru promjene, prvenstveno zbog konflikta ciljeva pojedinih unutrašnjih korisnika, premda, načelno, nitko nema ništa protiv da se poslovni procesi učinkovito oblikuju, odnosno poboljšaju na dobrobit svih korisnika. Manje je prihvatljiva činjenica da svi moraju, u određenom dijelu poslovnog procesa, načiniti određene ustupke kako bi druga strana lakše obavljala svoj dio posla.

    Može se utvrditi da integriranost poslovno-informacijskog sustava uveliko utječe i na međuljudske odnose u poslovnoj organizaciji. Naime, u «nedovršenom» poslovnom sustavu postoje napetosti u dijelu koji, zbog načina rada pojedine skupine, stvara dodatni posao u drugoj skupini. Premda i ta skupina, nerijetko, u nekom poslovnom procesu čiji je začetnik, svojim načinom rada stvara drugoj skupini slične probleme. Naravno, u tom slučaju, dugoročno, obje skupine će potencijalno imati loše međuljudske odnose, koji će dodatno, uz nedostatke «nedovršenog» poslovnog sustava, umanjiti radnu učinkovitost i stvoriti druge organizacijske poteškoće. Organizacijski gledano, sve to stvara nepotreban trošak, a očito iz nedovoljne izgrađenosti poslovnog sustava, čija izgradnja, odnosno poboljšanje je nužno za sva poduzeća koja žele opstati, te primjerenom konkurentskom sposobnosti, i dugoročno, profitabilno poslovati.

    Gledajući zbirno, obje strane, teoretski, podjednako mnogo puta dobivaju i gube, što znači da za njih to može biti prihvatljivo, ali to je samo jednostran i pojednostavljen pogled. Činjenica je da, ipak, obje strane ponekad gube, a to, bez obzira na «dobitke», koji neutraliziraju «gubitke», ostavlja nepovoljan utjecaj na rad, međuljudske odnose u organizaciji, razinu trošenja resursa i, na kraju, suvišan trošak za pojedince i organizaciju. Navedeni problem moguće je riješiti jednokratnim ulaganjem u rješavanje problema, te kasnijim pravovremenim kontroliranjem i utjecajem na željeni smjer razvoja, odnosno poboljšanja poslovnih procesa u organizaciji.

    Dakle, rješenjem problema nitko ne gubi, a u budućem, olakšanom obavljanju poslovnih aktivnosti svi dobivaju. Ili, drukčije rečeno, kada god se oko nečega ne možemo složiti, odustanimo od predloženih (postojećih) opcija i pokušajmo otvoriti nove, tražeći odluku u kojoj nema pobijeđenih nego svi pobjeđuju (win-win).          

    Boockholdt, J.L.: Accounting Information Systems: Transaction Processing and Controls, Irwin, Boston, 1993., str. 4.

    Cushing, B.E., Romney, M.B.: Accounting Information Systems, Addison-Wesley Publishing Company, Utah, 1994., str. 28.

    Srića, V.: Inventivni menadžer u 100 lekcija, Kako postati i ostati pobjednik, Znanje, Delfin – razvoj managementa, Zagreb, 2003., str. 51.

     

     
     

    Copyright/Trademark  |  Privacy  |  Impressum