SAP Global
SAP MAG 6, listopad 2003.
Kontaktirajte SAP online ili
nazovite +(01)-4820-400
 
     
 

naslovnica | pošalji članak | ispis

Deset najvećih ERP pogrešaka (1)


Kvalitetno planiranje temelj
je uspješnog poslovanja

Piše: Clive Weightman, SAP INFO

 

Kako izbjeći zamke: Put prema ERP ciljevima

Izvođenje opsežnog ERP (enterprise resource planning) projekta može se usporediti s odmjeravanjem i penjanjem na vrh Mount Everesta. Ono što može biti od pomoći na tom teškom putovanju jest neka vrst mape odnosno popis korisnih savjeta koji mogu biti od pomoći u nadvlađivanju sila neuspjeha koje frustriraju mnoge ERP projekte.

Zbog toga u dva dijela objavljujemo članak o deset najvećih pogrešaka koje treba izbjeći pri izvođenju ERP implementacije. U prvom dijelu nabrajamo pogreške od desetog do šestog mjesta ljestvice, a u slijedećem SAPmagu objavit ćemo drugi dio koji se bavi pogreškama od petog do prvog mjesta.

No je li usporedba s penjanjem na najvišu planinu svijeta pretjerana? Možda jest, no sasvim je sigurno da ona naglašava ogroman opseg prepreka koje mogu spriječiti napore učinkovitog integriranja unutarnjih poslovnih procesa i koje, na kraju, vode ka razočaravajućem i vrlo skupom ishodu. Mada se nedostatna tehnologija vrlo često navodi kao razlog problema, ostale mane – poput nepotpunog razumijevanja djelatnika o tome što je ERP i kako djeluje – mogu stvoriti probleme koji utječu na slabiju izvedbu.

Prepreko očito postoje, nalik onima koje se isprečavaju pred srčanim alpinistima, no to putovanje je i dalje privlačno jer izvedba uspješnog ERP projekta pruža okosnicu za unutarnje i vanjsko funkcioniranje tvrtke – od integriranja uredskih financija s podacima o poslovnim rezultatima do izgradnje početne platforme za napredno kompanijsku i kolaborativnu trgovinu. Taj temelj može služiti kao konkurencijsko oružje budućnosti.

Naravno, ne postoji knjiga s receptima koja svaki put može dovesti do uspješnog projekta. S druge strane, zanemarivanje veteranskih savjeta gotovo će sigurno donijeti neuspjeh. Zbog toga onosimo popis s deset najvećih pogrešaka koje svakako treba izbjeći pri implementaciji ERP softvera i to na način na koji bi iskusni sherpa mogao sastaviti popis za neustrašivog alpinista s početka teksta.

10. Uvjerenje da je putovanje završeno s go liveom

Vrlo je važno shvatiti dan objavljivanja ERP projekta kao početak nove faze putovanja a ne kao kraj putovanja jer implementacija ERP-a predstavlja mnogo više od samog projekta. U većini slučajeva radi se o velikoj početnoj investiciji, a očekivani vijek života aplikacije trebao bi iznositi između deset i dvadeset godina. Korisnik je već oformio svoju ekipu i očekuje lansiranje sustava unutar 15 do 30 mjeseci. Zbog čega onda rasformirati tu ekipu mjesec dana nakon go livea?

To je poput izgradnje kemijske tvornice koja traje tri godine i košta milijune dolara i otpuštanja inženjera samo dan nakon pokretanja proizvodnje. Naravno, ti će inženjeri pridonositi tvornici tokom većeg broja godina. Putem zadržavanja podgrupe instalacijske ekipe njeni članovi mogu unaprijediti ERP aplikaciju, brinuti se o "uskim grlima", podešavati i unaprjeđivati sustav, neprestano tražiti poboljšanja u učinkovitosti i – učiti. Ta bi podgrupa trebala biti sastavljena od poslovnih i tehničkih ljudi.

9. Izostanak planiranja i minimiziranja privremenog pada učinkovitosti

Velika većina ERP projekata mijenja velik dio okosnice poduzeća. Nije neobično da projekt zamjenjuje sustave koji su korišteni za polovicu uredskih transakcija – a mogu utjecati i na njih devedeset posto. Dakle ne radi se samo o velikoj tehnmološkoj promjeni. Ona obično donosi velike promjene u poslovnim procesima, kulturi poslovanja, učenju i okruženju.

Zbog toga pad učinkovitosti neizostavno prati objavljivanje ERP projekta. Jedno istraživanje pokazuje da su čak i projekti koji su prošli bez ikakvih problema u izvršnoj fazi doživjeli pad izvedbe nakon lansiranja novih sustava. Transakcijska učinkovitost primjerice može opasti i do 90 ili 98 posto. Ritam zaprimanja narudžbi može se usporiti, a isto se može dogoditi s brzinom slanja proizvoda u skladište.

Dakako, svi djelatnici moraju umanjiti taj efekt kroz pažljivo planiranje, ispitivanje, edukaciju i analizu rizika i ostalo. Bez obzira na to svi moraju znati da će učinkovitost patiti u početku, ali s odličnom izvedbom taj efekt može biti malen i kratkotrajan.

8. Neusklađivanje potreba i snage integracije s brzim povratom ulaganja

Danas svaki rukovodilac mora donijeti rezultate trenutno, a ne za petnaest mjeseci. Zbog izazova pune ERP implementacije njima je teško obećati Upravnom odboru da će zahvaljujući ERP projektu uštedjeti toliko i toliko novca za 24 ili 36 mjeseci. Oni žele odmah vidjeti povrat ulaganja.

Taj izazov uključuje sagledavanje i slijed ERP implementacije za maksimiziranje brzog povrata sredstava bez ugrožavanja snage koju donosi ERP. Za postizanje tog cilja postoji više načina, a dobar integracijski partner može pružiti dobar savjet.

7. Prekasna briga o unošenju podataka

ERP investicija je uvijek znatna, no treba imati na umu da su taki sustavi dobro onoliko koliko su dobri temeljni podaci koji se u njih unose. U tom segmentu pojavljuje se najveći broj uobičajenih problema. Istraživanje pokazuje da se prečesto događa da kompanije prekasno počinju misliti na kvalitetu i točnost svojih podataka mada su stalnost i precinost podataka kritični.

Zbog toga je potrebno početi razmišljati o podacima na dan započinjanja projekta, a ne dva mjeseca prije objavljivanja aplikacije. Potrebno je određeno vrijeme za određivanje novih podatkovnih standarda koje će kompanija koristiti, kao i za pročišćavanje i prebacivanje postojećih podataka. Taj proces osigurava da vrijedne informacije o korisnicima, dobavljačima ili računima odgovaraju načinu na koji tvrtka želi usmjeriti svoje poslovanje.

Primjerice, nije neobično da tvrtkini dobavljači imaju bolje informacije o načinu nabave nego sami njeni djelatnici. Pretpostavimo da tvrtka nabavlja proizvode i usluge od vodećeg kemijskog proizvođača koji ih dostavlja u 32 zemlje. Ako taj proizvođač kvalitetno posluje vjerojatno više zna o samoj kompaniji i što se točno kupuje. No ERP implementacija može kompaniji donijeti tehničku snagu da to promijeni i stvori prednost koja joj može donijeti popust od deset posto. No to može funkcionirati samo ako kompanija posjeduje konzistentne i aktualne podatke do kojih može trenutno doći.

6. Propuštanje angažiranja "A" igrača s poslovne i tehničke strane

Ovaj propust može donijeti ogromne probleme. Kompaniji za ovakve projekte trebaju najkvalitetniji igrači i to ne samo tehničke zvijezde već i briljantni igrači iz poslovnog sektora. Štoviše, ako kompanija treba popuštati u kvaliteti u jednom području, nikada ne treba zakidati na području talentiranih poslovnih ljudi.

Pored toga, "A" igrači trebaju usmjeriti programske managere prema najmlađim članovima ekipe. Važno je ne angažirati nekoga samo zbog toga što u tom trenutku nema što raditi. To je i težak moment jer su najkvalitetniji djelatnici očito već zauzeti drugim zadacima i zato što veći ERP projekti mogu zahtijevati rad 200 do 300 ljudi. No oslobađanje najboljih igrača za projektnu ekipu ključan je potez.

Korištenje najvećih talenata može se vrlo lako opravdati. Kompanija ulaže u njihove karijere i u vlastiti poslovni uspjeh. Do trenutka objavljivanja projekta najtalentiraniji ljudi su upućeni u novu strategiju i u novi operativni sustav. To rezultira ogromnim izborom talentiranog kadra, a kompanija će iz prve ruke iskusiti da se najbolji projekti ostvaruju kada se u projektnoj ekipi nalaze njene najveće zvijezde.

* u slijedećem broju: Top 5 ljestvica najvećih ERP pogrešaka

 

© grafike: SAP AG

 

 
 

Copyright/Trademark  |  Privacy  |  Impressum