SAP Global
SAP MAG 7, studeni 2003.
Kontaktirajte SAP online ili
nazovite +(01)-4820-400
 
     
 

naslovnica | pošalji članak | ispis

Izazovi SAP implementacije u INA-i

Povodom implementacije SAP-ovog ERP rješenja u najvećoj hrvatskoj naftnoj kompaniji razgovarali smo s voditeljem projekta, Wernerom Aulburom iz konzultantske tvrtke Delloite & Touche



Piše: Robert Gelo



Werner Aulbur

Gospodin Werner Aulbur jedan je od stručnjaka u konzultantskoj tvrtki Delloite & Touche koji rade na implementaciji SAP-ovih ERP rješenja u središnjoj i istočnoj Europi. Njegov je ured smješten u glavnom gradu Češke republike Pragu, no vrlo često boravi u Hrvatskoj gdje surađuje s najvećim tvrtkama. Njegov najaktualniji zadatak je implementacija SAP-ovog ERP rješenja u tvrtki INA, pa smo ga ti povodom zamolili da usporedi svoja iskustva iz rada sa zapadnoeruopskim i istočnoeuropskim tvrtkama:

- Dozvolite da prvo naglasim ono što je zajedničko: informatička tehnologija i ERP značajni su alati za podršku poslovnim pogoniteljima, povećavaju vrijednost poduzeća i preduvjet su za preživljavanje na sve konkurentnijem tržištu i za daljnji razvoj.

Ono što je drugačije jest mentalitet. Opisat ću svoje iskustvo s jednom hrvatskom tvrtkom kojoj sam se pridružio za posjeta najvećem njemačkom distributeru prehrambenih proizvoda radi uvida u praktično djelovanje SAP rješenja. Ta njemačka tvrtka s godišnjim prihodom od oko trideset milijardi eura upravlja svojim obimnim operacijama pomoću velike SAP implementacije koja pokriva C&C, veleprodaju, logistiku i nabavne lance. Uvidjeli smo veliku agilnost u reakcijama i velike mogućnosti u Category managementu i planiranju.

Hrvatska kompanija koju smo pratili bila je mnogo fleksibilnija i agilnija sa smislom za poduzetništvo koje je iznenadilo njemačku tvrtku. To je potvrdilo moj stav da hrvatske kompanije imaju velike mogućnosti zahvaljujući svom svježem načinu razmišljanja. One mogu iskoristiti dodanu vrijednost koju pruža ERP (Enterprize Resource Planning) i napredna rješenja poput CRM-a (Customer Relation Management), SCM-a (Supply Chain Management) i sličnog. Na njima je da to doista i učine. Trebaju i analizirati kako je to učinjeno u drugim europskim zemljama poput Portugala ili Irske koje se prije nekoliko godina bile u sličnom okruženju.



+ Možete li nam pobliže predstaviti projekt na kojem trenutno radite u tvrtki INA?


- Morate razumjeti da ne mogu otkriti pojedinosti naših razgovora u INA-i i rezultate inicijalnog SAP Scoping and planning projecta (SSOG – snimanje postojećeg stanja, op. ur.). SAP-ovo rješenje može pomoći INA-i u povećanju korporativnih poslovnih standarda i podršku poslovnim segmentima (isporuka, nabava, maloprodaja). Kroz snimanje stanja i poslovni plan u poslovnim radionicama u kojima su sudjelovali INA-ini poslovni i informatički stručnjaci prepoznati su i navedeni troškovi i benefiti. BPR (Business Process Reengineering odnosno redizajn poslovnih procesa, op. ur.) i integracija INA-inog poslovanja je s našeg stajališta glavni naglasak SAP implementacije u INA-i. To uključuje standardizaciju baza podataka i poslovnih procesa, primjerice nabave, u svim dijelovima tvrtke te transparentnost čitavog vrijednosnog lanca od izvora do benzinske stanice. Za izvođenje ovakvog projekta u složenoj tvrtki poput INA-e potrebno je snažno korporativno projektiranje i potpun prototip kako bismo donijeli definicije i odluke oko INA-onog SAP poslovnog plana. Implementacija SAP rješenja u INA-i zahtijeva zajednički pristup i konzorcij najboljih domaćih i inozemnih konzultantskih tvrtki. Samo na taj način INA može dobiti resurse i usluge potrebne koji će omogućiti INA-izgradnju vlastitih resursa i Program office koji može upravljati ovakvim projektom.



+ Vi imate iskustvo rada s velikim međunarodnim kompanijama. Koja je razlika između rada s multimilijunskim budžetima i rada s manjim budžetima koji se izražavaju u tisućama eura?


- Ključna je stvar da novac i upravljanje projektom nisu to što odvaja jedan projekt od drugoga. U oba slučaja vi morate vrlo dobro isplanirati i rasporediti zadatke i resurse, morate kontrolirati tijek rada i budžet i morate na vrijeme isporučiti rješenje.

Postoje dvije glavne razlike: prva je broj ljudi uključenih u projekt, od projektne ekipe do korisnika a druga je složenost projekta. Manjim projektima je u većini slučajeva lakše upravljati jer imate izravan ugovor s članovima ekipe i izravan pristup ljudima koji donose odluke. Veliki projekt zahtijeva sofisticirani Communication Management koji će sve uključene zadržati na liniji s projektom. I mali projekti mogu biti složeni, no složenost se uglavnom povezuje s velikim projektima složene organizacije i složenih poslovnih procesa.

"SAP-ovo rješenje može pomoći INA-i u povećanju korporativnih poslovnih standarda i podršku poslovnim segmentima"

Većina ERP projekata u dvadeset najvećih hrvatskih tvrtki potpada pod potonju kategoriju. Prisutni su faktori složenosti: strategija ekspanzije na nova tržišta, velika regionalna nazočnost (primjerice u javnom sektoru i maloprodaji) te visoka vertikalna integracija hrvatske industrije.



+ Možete li pojasniti važnost kulturne promjene (Cultural Change) koju ERP implementacija donosi u kompaniju? Koliko uspjeh ERP projekta ovisi o svim djelatnicima u kompaniji?


- U odgovoru bih prvo razlučio kompanije prema tome odakle dolaze. Za agilnu rastuću kompaniju s kvalitetnom upravom koja je svjesna izazova i mogućnosti koje donosi njen rast, kulturna promjena koju donosi ERP sa svojim alatima za podršku operacijskim procedurama i alatima za upravljanje podacima vrlo je mala. Za kompaniju koja ima staru nefleksibilnu organizaciju,. Procese i strukturu ERP implementacija predstavlja velik izazov kako za djelatnike tako i za upravu, no istovremeno je i instrument za promjenu procesa i stavova.

U oba slučaja ljudi su glavni čimbenik uspjeha. Uprava mora prepoznati ERP projekt kao način postizanja poslovnih ciljeva, a ne samo kao tehnički posao. Uposlenici bi trebali zapaziti priliku za obogaćivanje vlastitih radnih uloga i zadataka.



+ Možete li definirati Change Management i koji su najveći izazovi s kojima se uposlenici suočavaju prilikom prilagodbe na novo ERP rješenje?


- Ne radi se o promjeni upravljanja već o promjeni načina razmišljanja i prepoznavanju mogućnosti optimizacije procesa u spoju s implementacijom softvera, otvorenosti prema primjenama, o tome da je bolje upravljati promjenom nego da vama upravljaju vanjske sile, radi se o komunikaciji.

Što se događa ako ne ispunite ove uvjete? Implementacijski projekt uvijek predstavlja nešto posebno što nadilazi radnu organizaciju i dnevne operacije u tvrtki.

Ukoliko uprava ne pokaže svoju predanost svim uposlenicima, ako projektna ekipa ne objasni uposlenicima promjene u procesima i funkcionalnost novog rješenja, kada su rukovoditelji jedini koji definiraju potrebe, a ne oni koji su spoznali prednosti implementacije, tvrtka će se suočiti s velikim problemima, ne samo u projektu već i u općem poslovanju. Doći će do sukoba vezanih uz vremenski raspored, motivaciju i tako redom.



+ Koji su najveći problemi s kojima se ERP projekti susreću za svog "životnog vijeka"?

"Hrvatska kompanija koju smo pratili bila je mnogo fleksibilnija i agilnija sa smislom za poduzetništvo koje je iznenadilo njemačku tvrtku"

- Ne bih to nazvao problemima već izazovima koji se ne mogu izbjeći već se moraju rješavati. Radi s o poslovnim izazovima, izazovima upravljanja projektom, tehničkim izazovima i ljudskim izazovima.

Poslovni izazovi mogu nastati zbog vanjskih tržišnih sila ili unutarnjih sila, kao da su namjerno izazvani procesnim promjenama. Svaka ERP implementacija traži maksimalnu usredotočenost najviših upravnih instanci zbog izbjegavanja ovakvih trenja, tokom čitavog njenog trajanja. Izazovi upravljanja projektom ne tiču se samo organiziranja projektne ekipe i njenih zadataka .ovdje se radi i o nadzoru projekta odnosno vremena i budžeta. Tu je najvažnije nešto što zovem "vanjskim prilikama": Change Management, izobrazba, komunikacija (pogotovu izvan projekta) te integracija s drugim projektima. Tehnički izazovi su s jedne strane vezani za niz odnosa s više dobavljača, a s druge strane za koncept i implementaciju tehničke infrastrukture, sustava i izvođenja operacija. Ljudske izazove sam već spomenuo i ponavljam da je Change Management najvažniji dio ERP implementacije.



+ Koje su opasnosti s kojima se kompanija suočava kada implementira ERP rješenje?


- Postoje različite opasnosti kada se implementira ERP rješenje. Nabrojat ću samo nekoliko, s načinima njihovog izbjegavanja. Kada projekt nema dostatnu potporu managementa projekt je osuđen na propast. Potpora vodstva tvrtke, kao i vizija projekta, ciljevi i benefiti, moraju biti jasno izraženi prema svim razinama organizacije. Druga opasnost je kada izobrazba djelatnika nije razumljiva odnosno kada korisnici, što je čest slučaj, nisu educirani o ciljevima projekta i ciljanim benefitima. Svi programi edukacije moraju biti razvijeni s primarnim ciljem učenja integracije aplikacija i poslovnih procesa. Zatim , uobičajena je pogreška izostanak definiranja razmjera i dubine željenog redizajna procesa. On mora biti izveden tako da donese efikasnu računalnu i aplikacijsku podršku poslovnim procesima. Istovremeno ciljevi redizajniranih procesa moraju biti kvalitetno dokumentirani i priopćeni dioničarima te transparentno ugrađeni u poslovne procese. To će omogućiti promjene u organizaciji i pomoći kod prihvaćanja promjena od krajnjih korisnika .procese redizajna treba iskoristiti kao putokaze kroz implementaciju za projektiranje, konfiguraciju, testiranje i edukaciju kako bi se postigli ciljevi projekta. Potom, ozbiljni problemi mogu nastati ukoliko što prije nisu postavljeni prijenos znanja i samodostatnost krajnjih korisnika. Vrlo je važno prenijeti poruku da su projekt i sustav vlasništvo tvrtke a ne dobavljača softvera ili konzultantske tvrtke.



+ Možete li ukratko opisati ukupnu korist koju donosu uspješna implementacija ERP projekta?


- Unatoč opisanim izazovima, povoljni statistički podaci pokazuju benefite projekta ERP implementacije, kada su problemi uspješno ublaženi. Većina kompanija izjavljuje da je "umjereno zadovoljna" ili "vrlo zadovoljna" rezultatima implementacije. Njih 31 posto prepoznalo je nove i poboljšane procese, 34 posto prepoznalo je mogućnosti smanjenja broja djelatnika, a 33 posto je prepoznalo prostor za smanjenje inventara. Moguć benefit ERP implementacije je povećani promet jer ona otvara nove poslovne mogućnosti, nove razine inovacije, povećava učinkovitost prodajnih i marketinških kampanja i povećava sposobnost predviđanja potreba tržišta. Tu je i smanjenje troškova jer to rješenje daje uvid u to gdje se troškovi javljaju i kako ih smanjiti u čitavom poduzeću. Poboljšana je i usluga prema korisnicima čije zadržavanje uz tvrtku nikada nije bilo važnije. Susretljivija služba korisničkih usluga pomaže u tome da korisnici ostanu zadovoljni. Poboljšava se i prodaja zahvaljujući segmentaciji korisnika i točnom tržišnom predviđanju, moguće je definirati različite skupine korisnika i tako ih kvalitetnije usluživati. Pored toga, ERP omogućava donošenje kvalitetnijih odluka, poboljšanje procesa im usmjeravanje procedura u svrhu povećanja povrata ulaganja.

Sve te pogodnosti dakako ne dolaze samo iz implementacije softvera. Pravi izazov ERP implementacije je taj da kompanije iskoristi mogućnost redefiniranja poslovnih ciljeva, redizajnira svoje procese, detaljno odredi ciljeve implementacije i poslovanja i da izvede proces implementacije kao generatora poslovnih benefita. Zbog toga uvijek svojim klijentima savjetujemo da započnu projekt s poslovnim planom (Business Case), da se s time identificiraju preko izazova valjane implementacije i strategije promjena.

 

 
 

Copyright/Trademark  |  Privacy  |  Impressum