SAP Global
SAP MAG 1, travanj 2003.
Kontaktirajte SAP online ili
nazovite +(01)-4820-400
 
     
 

naslovnica | pošalji članak | ispis

Nabava u poduzeću Amerada Hess pomoću SAP EBP

Eksploatacija nafte i plina s dna oceana složen je proces. Već gotovo tri četvrt stoljeća tvrtka Amerada Hess Corporation vadi sirovu naftu i plin te proizvodi i prodaje rafinerijske naftne proizvode. Svako postrojenje Amerade Hess, bilo da eksploatira naftu u Sjevernome moru ili da skladišti proizvode u udaljenim područjima SAD-a, pouzdaje se u velik broj roba i usluga koje treba nabavljati. Njih naručuje raznolika skupina nabavljača: inženjeri, geolozi, nadzornici, operatori plinskih postrojenja, tajnice, odjelni direktori i drugi. Svi oni moraju biti u stanju brzo i učinkovito naručiti usluge i dijelove, bez obzira na ulogu svojega poduzeća.

Budući da to poduzeće 65 posto do 75 posto svojih izdataka troši na usluge, postupak za nabavu usluga mora biti jednostavan. Ranije je nabava u Ameradi Hess obuhvaćala dva različita sustava, jedan u Sjedinjenim Američkim Državama zasnovan na softveru SAP R/3 4.6, te jedan u sjeveroistočnoj Europi. Dva sustava značila su dva odvojena postupka za naručivanje usluga.

Jedinstven sustav nabave

Tvrtka Amerada Hess počela je tražiti jedinstven sustav nabave koji bi zadovoljio sve njezine potrebe, što uključuje lakoću korištenja i prihvatljivost za zaposlenike, koji se ne bave po čitave dane informatičkom tehnologijom ili sustavima nabave. Bitno je bilo također da sustav elektroničke nabave bude integriran u njihov SAP backend, omogućavajući Ameradi Hess da dosljedno bilježi podatke. Treći važan uvjet: softver mora baratati vrlo raznolikim uslugama za koje je potrebna potpora, poput ponovne izrade navoja na cijevima, kratkoročno angažiranje radne snage, te izrada specijalizirane opreme.

Nakon vrednovanja različitih proizvoda na tržištu odlučili su se za SAP Enterprise Buyer (SAP EBP).

“Htjeli smo nešto jednostavno za korištenje i SAP EBP se uklopio”, prisjeća se Chris Starcke, voditelj tima nabave. Shop s funkcijom Limit  također se dobro uklapa s njihovim specifičnim potrebama za uslugama na području nafte i plina, od kojih su mnoge vrlo tehničke, a u trenutku traženje usluge poznate su samo pretpostavke o trajanju usluge i cijeni. Još jedan važan čimbenik bilo je to što je SAP EBP  utemeljen na Internetu, pa je većini korisnika blizak.

Projektni opseg

 

O tvrtki

Amerada Hess

Amerada Hess integrirano je naftno i plinsko poduzeće s gotovo 11.000 zaposlenih širom svijeta na istraživanju i proizvodnji sirove nafte i zemnoga plina. Amerada Hess također se bavi rafiniranjem i prodajom naftnih derivata, zemnoga plina i električne struje u Sjedinjenim Državama. Poduzeće istražuje milijune jutara na kopnu i u podmorju, te raspolaže  tisućama naftnih i plinskih izvora. Amerada Hess proizvodi sirovu naftu i/ili zemni plin u SAD-u, Velikoj Britaniji, norveškom i danskom sektoru Sjevernoga mora, Ekvatorijalnoj Gvineji , Gabonu, Alžiru, Azerbajdžanu, Tajlandu, Maleziji, Indoneziji i Kolumbiji. Za 2001. godinu poduzeće je prijavilo prihod od 13,4 milijarde američkih dolara.

Info: http://www.hess.com/

 

Radi održavanja uskoga opsega projekta i skraćivanja roka izvedbe poduzeće se usredotočilo na ostanak unutar vlastitoga firewalla u sjedištu svojih europskih operacija u Aberdeenu u Škotskoj. Razlozi za ograničenje opsega obuhvaćali su skraćenje roka za izvedbu projekta i činjenicu da elektronička trgovina “nije vrlo razvijena na područjima s kojima mi puno poslujemo, koristeći u prvome redu usluge”, kaže Starcke. Zadržavanje projekta unutar firewalla značilo je da mogu interno dotjerivati  postupak i u potpunosti obučiti zaposlenike prije nego što svoj postupak nabave prošire na dobavljače s on-line katalozima, portalima i sličnim materijalima.

Odlučili su najprije implementirati sustav SAP EBP u poslovnom sektoru za sjeverozapadnu Europu jer su informatički i poslovni sektor zajedno došli do zaključka da je u toj regiji rad s postojećim postupcima, ali ne i s alatima, već prilično nategnut. Krajnji cilj, koji treba biti ostvaren sljedeće godine, jedinstven je skup zdravih postupaka i jedne globalne sistemske infrastrukture koja funkcionira s jedne lokacije, a to je Houston u državi Texas.

“Naš šef nabave veliki je pobornik usklađenoga postupka nabave i široko dostupnoga skupa alata, kaže Starcke.

Zanimljivo je da je Starckeov tim sam obavio veliki dio implementacije. No, prije početka instalacije poduzeće je sklopilo ugovor sa SAP UK za konzultantske usluge kao dio paketa usluga. Dva viša konzultanta sastala su se s projektnim timom da razmotre opseg projekta,  poslovanje, ekonomiju i druge detalje. SAP-ovi konzultanti  također su instalirali model najbolje prakse s katalogom uzoraka. Starcke i njegov tim zadovoljni su stručnošću i profesionalnim odnosom konzultanata. Jednoga od njih čak su i pozivali ad hoc tijekom trajanja projekta i na kraju izvedbe projekta kako bi se osiguralo da implementacija zadovolji potrebe Amerade Hess.

“Isplatilo nam se što smo odabrali SAP kao prvi izbor”, komentira Starcke.

Za 13 mjeseci od početka do kraja

Nakon faze planiranja Starcke i njegova ekipa posvetili su se implementaciji gotovoga sustava u relativno kratkome vremenskome roku. Nakon samo trinaest mjeseci tvrtka Amerada Hess pokrenula je SAP EBP 3.0 sustav. Brzina ne znači uvijek i savršenu izvedbu, pa je bilo i nekih poteškoća. Starcke priznaje da je proizvod relativno nov, te ga nije iznenadilo kad su naišli na poteškoće. Jedna od prvih bilo je raspetljavanje koji su poslovni postupci u SAP EBP različiti od onih Amerade Hess. Pomoglo im je to što je rekvizicijski proces u SAP EBP-u bilo blizak onome što su prethodno bili radili u Velikoj Britaniji.

Starckeov tim modificirao je neke postupke da odgovaraju softveru. Jedan primjer je postupak odobrenja. Tu im je modifikacija omogućila “da svoje postupke traženja, naručivanja i primitka usluga podignu na puno višu razinu vidljivosti.” Tako za naručene usluge saznaju puno ranije, a ne tek kad se u uredu pojavi faktura, kap što je to ranije bio čest slučaj. Starcke  se tada usredotočuje na modifikaciju za sektor istraživanja i proizvodnje Amerade Hess u Sjedinjenim Državama, usporedno s pokretanjem sljedeće faze SAP EBP.

Budući da je SAP EBP “vrlo široka komponenta” kako je opisuje Starcke, poduzeće je moralo alocirati više resursa nego što su to bili očekivali. Izvorno su bili predvidjeli implementaciju kao dodatak još jedne komponente za SAP R/3, no s rješenjem SAP EBP našli su se na novome terenu - internetskoj aplikaciji. Daljnji izazov bila je izgradnja sustava gotovo od ništice nekoliko puta; najprije kad su izvršili dogradnju s verzije 2.0 na 3.0, te potom izgradnjom zasebnoga i sigurnoga sustava obuke i sustava za ispitivanje. Starcke je rekao SAP-u da to oduzima puno vremena i zna da će se to ispraviti.

“Dijalog je već započeo i mi već definiramo naše opcije,” kaže Starcke.

Neočekivani rast

 

Dva velika radno intenzivna dijela implementacije bila su projektiranje i implementacija radnog toka i sadržaja kataloga. Elektronička radna ekipa unutar internetski zasnovane aplikacije bilo je nešto novo za projektni tim, no sami su riješili konfiguraciju i aktiviranje, kao i ključni odabir kataloškoga sadržaja i programa za BADI-je (korisničke izlaze).

Odabir kataloškoga sadržaja uključivao je  odluku o tome gdje i kako replicirati materijalne mastere, uslužne mastere i tako dalje, u katalogu za podnošenje zahtjeva u sklopu SAP EBP-a. Srećom, poduzeće u Europi već ima robustan kataloški sadržaj i sustav uspostavljen prije implementacije. Bio je to zamršen projektantski proces u sučeljenome trokutu između sustava SAP R/3, SAP EBP-a i Kataloga ta prijavu potreba. Ta su pitanja riješili napisavši program ABAP za vađenje podataka iz SAP R/3. Ostanak unutar firewalla značio je da taj izvadak dolazi samo iz podataka njihovih materijalnih mastera, uslužnih mastera i ugovornih mastera. No, ipak je bila riječ o izvatku 10.000 mastera od ukupnoga  broja od njih oko 100.00-150.000.

“Zamršeni dio za nas bilo je osigurati da to bude onih pravih 10.000”, kaže Starcke.

Kad su podaci jednom izvađeni u datoteku koristili su eMerge - koji je integriran u SAP EBP - za čitanje datoteka u Microsoft Excelu ili tekstovnih datoteka, za vremensko planiranje  uvoza te ubacivanje podataka. Taj postupak bit će modificiran radi integracije vanjskih dobavljača u fazama koje slijede.

Za cijelo vrijeme ostvarivanja projekta tim je razmišljao o tome kako bi se SAP EBP iskoristio u drugim jedinicama. To je uključivalo osiguranje da zaposlenici budu dobro verzirani u novome softveru te da ga s lakoćom koriste. Starcke kaže: “Tehnički gledano, lako je postaviti sustav, no najvažnija je promjena kulture i filozofije”.

Ta se filozofija isplatila: SAP EBP sada je vrlo visoki profil  u organizaciji i korisnici s većom lakoćom koriste softver.

“Javilo nam se više korisnika koji su htjeli koristiti SAP EBP nego što bili predviđali. Zbog toga smo morali razmišljati o dodavanju licenci”, tvrdi Starcke. Zahtjevi za SAP EBP sada dolaze iz svih dijelova organizacije.

SAP EBP kao dokazano rješenje

“EBP radi bez problema, te s nestrpljenjem očekujemo sljedeću verziju 3.5,” naglašava Starcke. SAP EBP osigurava jedan sustav, jedan postupak za nabavu koji mogu primijeniti na drugim lokacijama prema potrebi. Budući da će specifični katalog svakoga područja obuhvatiti njegove distinktivne usluge, tako širok opseg podataka može se mijenjati  svakodnevno. Za osiguranje uspjeha za održavanje sustava bit će zadužen jedan središnji administrator EBP-a. Za daljnju racionalizaciju nabave uzeli su američki dolar  kao standardnu valutu sustava, no korisnici mogu vidjeti i baratati svojom lokalnom valutom u interakciji sa sustavom EBP-a.

Starcke sada radi na pokretanju SAP EBP-a u Sjedinjenim Državama gdje su nedavno pustili u rad Production Revenue Accounting (obračun prihoda od proizvodnje), jednu od komponenti softvera mySAP Oil & Gas. Sve u svemu Amerada Hess “udvostručila je naše korištenje SAP-ova softvera u istraživanju i proizvodnji tijekom zadnje godine i pol”.   

© grafike: hess.com

 

 
 

Copyright/Trademark  |  Privacy  |  Impressum